Ihre Privatsphäre ist uns wichtig. Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie wir Ihre persönlichen Informationen sammeln, verwenden und schützen, wenn Sie unsere Website nutzen.

Diese Erklärung gilt für die Website tobill.ch; Abschnitt 5 beschreibt zudem die künstliche Intelligenz der Anwendung. Die Anwendung To Bill (app.tobill.ch, mobile App und Cockpit der Treuhänder) hat ihre eigene Datenschutzerklärung: app.tobill.ch/legal/privacy

Zuletzt aktualisiert: 12. Oktober 2026

1. Informationserfassung

Wir sammeln Informationen wie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und andere Daten, die Sie freiwillig bei der Registrierung oder Nutzung unserer Dienste bereitstellen.

2. Verwendung von Informationen

Die gesammelten Informationen werden verwendet, um unsere Dienste bereitzustellen und zu verbessern, Ihre Erfahrung zu personalisieren und mit Ihnen zu kommunizieren.

3. Datenschutz

Wir implementieren Sicherheitsmassnahmen, um Ihre Informationen vor unbefugtem Zugriff oder Missbrauch zu schützen.

4. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Wir verkaufen Ihre Personendaten nicht. Wir geben sie nur bekannt:

• den Anbietern, die uns bei der Erbringung unserer Dienste helfen (Hosting, Dateispeicher, E-Mail-Versand, Zahlungen, künstliche Intelligenz, Benachrichtigungen, Reichweitenmessung der Website), nach unseren Weisungen und nur soweit nötig;
• Behörden, wenn das Gesetz es verlangt;
• weiteren Dritten, mit Ihrer Einwilligung.

Einige dieser Anbieter befinden sich ausserhalb der Schweiz, insbesondere in den USA. Ihre Liste, ihre Rolle, ihr Land und die geltenden Garantien finden Sie auf der Seite Auftragsbearbeiter

5. Künstliche Intelligenz

Einige Funktionen der Anwendung To Bill (app.tobill.ch, mobile App und Cockpit der Treuhänder) nutzen die KI-Modelle Claude der Anthropic PBC in den USA; das Modell hängt von der Funktion ab. Dieser Abschnitt erklärt, was ihnen übermittelt wird, wozu, wie lange, und wie Sie die KI ausschalten, gemäss der Informationspflicht nach Art. 19 des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG, SR 235.1). Version dieser Informationen: 12. Oktober 2026.

Zwecke

Die KI dient nur dazu, die Funktion zu erbringen, die Sie verwenden: einen Beleg oder eine Rechnung lesen, ein Konto, eine Kategorie oder eine Bankzuordnung vorschlagen, eine Prüfung erklären, eine Frage zu Ihren Zahlen beantworten, einen Import oder einen Entwurf vorbereiten. Sie schlägt vor, Sie entscheiden: Nur der Autopilot bucht einen Beleg selbst, wenn Ihre Historie oder eine Ihrer Regeln den Vorschlag bestätigt; Sie können die Buchung rückgängig machen und diese automatische Buchung unter Einstellungen › KI, Abschnitt «Autopilot», ausschalten. Die KI trifft keine Entscheidung über eine Person (Art. 21 DSG). Anthropic verwendet diese Daten nie zum Trainieren seiner Modelle.

Ein einziger Schalter, standardmässig eingeschaltet

Alle KI-Funktionen hängen von einer einzigen Einstellung ab: Einstellungen › KI. Dort ist die KI für alle Unternehmen standardmässig eingeschaltet. Eine Administratorin oder ein Administrator des Unternehmens kann sie jederzeit ausschalten, für alle Funktionen oder unter «Erweiterte Einstellungen» für eine einzelne; ein Unternehmen, das sie ausgeschaltet hat, bleibt ausgeschaltet, bis eine Administratorin oder ein Administrator sie wieder einschaltet. Ausgeschaltet werden dem Anbieter keine Daten mehr gesendet; der Import von Kunden und Artikeln und das Lesen des Schweizer QR-Codes funktionieren ohne KI weiter. Lohndaten haben einen eigenen Schalter, «KI für die Löhne», standardmässig ausgeschaltet (siehe «Löhne»). Jedes Ein- und Ausschalten wird festgehalten: wer, wann und die Version dieser Informationen.

Was übermittelt wird

Die Funktionen, die mit Ihren Büchern arbeiten (Belege kontieren und kategorisieren, Vorschläge für Bankzeilen, nächtliche Prüfung, Erklärung der Prüfungen, Durchsicht der Buchungen und, für Ihren Treuhänder, monatliche Zusammenfassung und Belegsanfrage), übermitteln nur, was sie brauchen: Kontenplan, Beträge und MWST, Daten, bereinigte Texte und Beschreibungen, Namen von Lieferanten, die Firmen sind, Rechtsform und MWST-Methode, Ergebnisse der Konsistenzprüfungen, Bankzeilen ohne Zuordnung und mögliche offene Rechnungen. Vor dem Versand entfernt To Bill IBAN und Kontonummern, AHV-Nummern, E-Mail-Adressen, Telefon- und Zahlkartennummern und ersetzt Namen von Personen (Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitende) durch einen Code.

Die Funktionen, die lesen, was Sie ihnen anvertrauen, übermitteln diesen Inhalt unverändert, ohne ihn zu bereinigen:

• Lesen eines Belegs, der unter «Zu prüfen» abgelegt oder einer Ausgabe angehängt wird (Web und mobile App): die Datei (Foto oder PDF) und bei einer Ausgabe die Namen Ihrer Kategorien; alles, was darauf gedruckt ist, auch eine IBAN oder ein Name, wird vom Modell gelesen; der Schweizer QR-Code wird in To Bill gelesen, und die IBAN stammt immer aus ihm;
• Import bereits ausgestellter Rechnungen: die vollständige PDF-Datei, einschliesslich Name und Adresse des Kunden;
• Import von Kunden oder Artikeln (CSV- oder Excel-Datei): die ersten fünf Zeilen der Datei und die Zuordnung der Spalten; bei Kunden sind das Namen, Adressen, E-Mails, Telefonnummern und MWST-Nummern;
• Kürzen einer für die QR-Rechnung zu langen Adresse: die Adresszeile des Kunden;
• Offerte oder Rechnung aus einer Beschreibung, und Assistent des Dokumenteneditors: Ihre Nachrichten, Name und Ort Ihres Unternehmens, die Währung, der Name des gewählten Kunden und der Stand des Dokuments (Referenz, Daten, Titel);
• Layout-Vorlage: die Beschreibung des gewünschten Stils.

Für jeden Aufruf protokolliert To Bill die Funktion, das Modell, die geschätzten Kosten und die gesendeten Datenkategorien, nie den Inhalt.

Der Copilot

Der Copilot ist die Seitenleiste, die auf jeder Seite der Anwendung Ihre Fragen zu den Zahlen Ihres Unternehmens beantwortet (Rechnungen, Offerten, Kunden, Ausgaben, Zahlungseingänge, Zeiterfassung, Buchhaltung) und auf Wunsch Entwürfe von Offerten und Rechnungen vorbereitet. Er liest nur, was die fragende Person in To Bill sehen darf: Er durchläuft dieselben Zugriffskontrollen wie die Anwendung. Er kann nichts senden, buchen, bezahlen oder löschen; ein Entwurf, den er vorbereitet, wartet im Editor auf Ihre Durchsicht. Jede Antwort nennt ihre Quellen, und ein Betrag, den keine Quelle bestätigt, wird gekennzeichnet.

Er übermittelt Ihre Frage, die letzten 12 Nachrichten des Gesprächs, die Referenz der Ansicht, aus der Sie fragen, und was seine Abfragen liefern: Referenzen, Beträge, Daten, Status, Konten, bereinigte Texte und den Ort von Kunden, die Firmen sind, nie die Kontaktdaten eines Kunden. Vor dem Versand werden die Namen der in To Bill erfassten Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden durch einen Code ersetzt (zum Beispiel CLIENT_12), auch in Ihrer Frage, ebenso die Namen Ihrer Kolleginnen und Kollegen in dem, was der Copilot liest, und IBAN, AHV-Nummern, E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden entfernt. Die echten Namen werden erst in der Antwort wieder eingesetzt, bei To Bill. Für einen Entwurf übermittelt er zusätzlich Name und Ort Ihres Unternehmens und die Beschreibung der Arbeit, ohne den Namen des Kunden.

Die Gespräche werden bei To Bill aufbewahrt (mit den echten Namen und in der codierten Fassung, die dem Modell gesendet wurde) und sind nur für die Person sichtbar, die sie geführt hat: Weder Kolleginnen und Kollegen noch Administratoren können sie lesen. Ein Gespräch ohne neue Frage während 180 Tagen wird gelöscht; Sie können ein Gespräch jederzeit löschen, und alle verschwinden mit Ihrem Benutzerkonto oder mit dem Unternehmen.

Löhne

Standardmässig liest keine KI-Funktion das Lohnmodul (Mitarbeitende, Verträge, Lohnabrechnungen und Lohnausweise, AHV-Nummern, Quellensteuer). Es gibt zwei Ausnahmen, beide hinter einem einzigen Schalter, «KI für die Löhne» (Einstellungen › KI, nur für Administratoren), der standardmässig ausgeschaltet ist, auch wenn die KI eingeschaltet ist:

• Der Copilot darf dann für eine Person mit Zugriff auf die Löhne die Summen jedes Lohnlaufs lesen: Monat, Status, Zahlungsdatum, Anzahl Mitarbeitende, Brutto- und Nettolohn, ausbezahlter Betrag und Arbeitgeberkosten. Nie eine Lohnabrechnung, einen Namen, die Kirchensteuer, Absenzen, eine AHV-Nummer oder eine IBAN;
• Die KI verfasst den Entwurf eines Arbeitszeugnisses aus Funktion, Aufgaben, Beurteilungen und eigenen Worten des Arbeitgebers (bereinigt), Ein- und Austrittsmonat, Beschäftigungsgrad, dem Geschlecht der Person (für die Grammatik), dem Austrittsgrund, falls er erwähnt werden soll, und der Sprache. Der Name wird durch einen Platzhalter ersetzt; nie der Lohn oder die AHV-Nummer.

In jedem Fall werden Lohnzahlungen auf Ihren Kontoauszügen und Lohnbuchungen zurückgehalten: Weder die Bankvorschläge noch der Copilot noch die nächtliche Prüfung übermitteln sie. Nur Buchhaltungssummen, zum Beispiel der Saldo des Kontos 5000 (Löhne), können übermittelt werden. Jedes Ein- und Ausschalten von «Löhne im Copilot» wird festgehalten, wie das der KI.

Nie übermittelt

Keine Funktion übermittelt Ihre Passwörter, Name und E-Mail-Adresse Ihres Benutzerkontos oder die Dateien in Ihrem Drive. Nur was auf einer Datei gedruckt ist, die Sie selbst einreichen, kann solche Daten enthalten: Eine als Beleg abgelegte Lohnabrechnung würde wie jeder Beleg gelesen.

Aufbewahrung

Bei Anthropic werden die übermittelten Daten und die Antworten höchstens 30 Tage aufbewahrt und danach gelöscht; sie dienen nie zum Trainieren seiner Modelle. Einzige Ausnahme, die Anthropic vorsieht: Inhalte, die seine automatischen Kontrollen als Verstoss gegen seine Nutzungsrichtlinien melden, können bis zu zwei Jahre aufbewahrt werden, und länger, wenn das Gesetz es verlangt. Bei To Bill werden das Ergebnis einer Funktion (gelesene Beträge, angenommene Vorschläge) und die Dateien, die Sie ablegen, mit Ihren übrigen Daten aufbewahrt; das Protokoll der Aufrufe enthält nie den Inhalt. Gespräche mit dem Copilot werden nach 180 Tagen ohne neue Frage gelöscht (siehe «Der Copilot»).

Bekanntgabe ins Ausland

Anthropic PBC bearbeitet diese Daten in den USA. Der Bundesrat anerkennt für die USA einen angemessenen Datenschutz nur für Unternehmen, die nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind (Art. 16 Abs. 1 DSG und Anhang 1 DSV). Für diese Daten stützt sich die Bekanntgabe auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, an das Schweizer Recht angepasst und vom EDÖB anerkannt (Art. 16 Abs. 2 Bst. d DSG), die der Auftragsbearbeitungsvertrag von Anthropic enthält; Vertragspartnerin für die Schweiz ist die Anthropic Ireland, Limited.

Rollen

Für die Daten Ihrer Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden, die Sie in To Bill erfassen, ist Ihr Unternehmen Verantwortlicher; To Bill handelt als Auftragsbearbeiter (Art. 9 DSG) und Anthropic als Unterauftragsbearbeiter von To Bill. Die AGB von To Bill erlauben den Beizug dieses Unterauftragsbearbeiters und sehen vor, dass wir Sie informieren, bevor wir einen Unterauftragsbearbeiter hinzufügen oder ersetzen, sodass Sie Einwände erheben können (Art. 9 Abs. 3 DSG, Art. 7 DSV). Es ist Ihre Aufgabe, diese Personen zu informieren (Art. 19 DSG); Sie können auf diesen Abschnitt verweisen.

Dieselbe Information in einfachen Worten: KI in To Bill

6. Diese Website: Hosting, Reichweitenmessung, Werbung und Formulare

Die Website tobill.ch wird von der Vercel Inc. (USA) gehostet. Jeder Besuch läuft über ihr Netz, das die IP-Adresse und die Kopfzeilen der Anfrage erhält; die Formulare verarbeitet eine Vercel-Funktion in Frankfurt (Deutschland), danach werden sie per E-Mail übermittelt. Die Schriften der Website liefert die Website selbst aus: Es geht keine Anfrage an Google Fonts.

Die Werkzeuge der Website und was sie erhalten

• Google Analytics 4 (Google LLC, USA; Property G-QNZM3VGW9W, und G-NB0XWZ94FG auf der Seite «QR-Rechnung Schweiz»): Reichweitenmessung, nur geladen, wenn Sie Cookies zur Reichweitenmessung akzeptieren. Daten: aufgerufene Seiten, Gerät, IP-Adresse, Cookie-Kennungen. Die Google LLC erklärt, am Data Privacy Framework Schweiz–USA teilzunehmen. Die Google Ads Data Processing Terms gelten für ein Unternehmen mit Sitz in der Schweiz automatisch.
• Google Maps (Google LLC, USA): Karte der Adresse auf den Seiten des Treuhänder-Verzeichnisses, nur geladen, wenn Sie auf «Karte anzeigen» klicken. Daten: IP-Adresse, aufgerufene Seite, Cookies von Google.
• OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich): Hintergrund der Karte des Treuhänder-Verzeichnisses, nur geladen, wenn Sie auf «Karte anzeigen» klicken. Die Karte selbst (Leaflet) wird von der Website ausgeliefert. Daten: IP-Adresse, aufgerufene Seite.
• PostHog (PostHog, Inc.; europäische Instanz, Frankfurt): Reichweitenmessung und Aufzeichnung der Besuche, nur wenn Sie Cookies zur Reichweitenmessung akzeptieren. Daten: aufgerufene Seiten, Klicks, Ablauf des Besuchs, Cookie-Kennungen, IP-Adresse. PostHog erklärt, am Data Privacy Framework (Schweizer Teil) teilzunehmen.
• Meta-Pixel (Meta Platforms Ireland Limited, Irland): Messung von Werbekampagnen, nur geladen, wenn Sie Marketing-Cookies akzeptieren. Daten: IP-Adresse, aufgerufene Seiten, Ereignisse, Cookie-Kennungen, auch an die Meta Platforms, Inc. (USA) übermittelt, die erklärt, am Data Privacy Framework (Schweizer Teil) teilzunehmen. Vertragspartnerin für die Schweiz ist die Meta Platforms Ireland Limited; ihre Data Processing Terms sind Teil der Nutzungsbedingungen der Meta-Business-Tools, die mit deren Nutzung akzeptiert werden.
• Vercel (Vercel Inc., USA): Hosting der Website. Daten: IP-Adresse, Kopfzeilen der Anfrage, Inhalt der Formulare während der Übermittlung. Der DPA von Vercel gilt automatisch, mit Standardvertragsklauseln, welche die Schweiz abdecken; Vercel erklärt, am Data Privacy Framework (Schweizer Teil) teilzunehmen.
• Resend (Plus Five Five, Inc., USA): Versand der Nachrichten aus den Kontaktformularen und Anmeldung zum Newsletter. Daten: Name, E-Mail, Unternehmen, Nachricht; in den USA gespeichert. DPA bei der Registrierung abgeschlossen, mit Standardvertragsklauseln im Sinne des DSG.
• Ein technischer Dienstleister, der den Crawlern von KI-Suchmaschinen eine angepasste Fassung der Website ausliefert und ihre Besuche zählt; Daten von menschlichen Besuchern werden ihm nicht übermittelt. Er erhält nur Anfragen, die sich als solcher Crawler ausgeben (Name des Crawlers, Seite, User-Agent und IP-Adresse der Anfrage), nie ein Cookie.

Sie können Ihre Wahl jederzeit ändern; die Cookies sind auf der folgenden Seite beschrieben: Cookie-Verwaltung

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht, auf Ihre persönlichen Informationen zuzugreifen, diese zu ändern oder zu löschen. Kontaktieren Sie uns, um diese Rechte unter info@tobill.ch auszuüben.