KI in To Bill

Kurz gesagt

Wer

Anthropic PBC in den USA, mit ihren Claude-Modellen. Das Modell hängt von der Funktion ab.

Was

Nur, was die Funktion braucht. Die Zahlen Ihrer Bücher und der Copilot gehen ohne IBAN, AHV-Nummern, E-Mails, Telefonnummern und Personennamen hinaus. Die Löhne bleiben ausserhalb der KI, ausser Sie erlauben es. Eine Datei, die Sie der KI anvertrauen, geht unverändert hinaus.

Wie lange

Höchstens 30 Tage bei Anthropic, danach gelöscht. Ihre Daten dienen nie zum Trainieren seiner Modelle.

Ausschalten

Die KI ist standardmässig eingeschaltet. Eine Administratorin oder ein Administrator Ihres Unternehmens schaltet sie jederzeit unter Einstellungen › KI aus.

Wozu KI?

Um Ihnen Zeit zu sparen: einen Beleg lesen, das richtige Konto vorschlagen, eine Bankzeile zuordnen, eine Auffälligkeit erklären, eine Frage zu Ihren Zahlen beantworten, einen Import oder den Entwurf einer Offerte vorbereiten. Die KI schlägt vor, Sie entscheiden. Eine Ausnahme: Der Autopilot bucht einen Beleg selbst, wenn Ihre Historie oder eine Ihrer Regeln den Vorschlag bestätigt. Sie können die Buchung rückgängig machen oder den Autopiloten ausschalten.

Was gesendet wird

Alle KI-Hilfen hängen von einem einzigen Schalter ab: Einstellungen › KI. Das sendet jede von ihnen.

Die Hilfen, die mit Ihren Büchern arbeiten

Belege kontieren und kategorisieren, Vorschläge für Bankzeilen, nächtliche Prüfung, Erklärung der Prüfungen, Durchsicht der Buchungen, Zusammenfassung und Belegsanfrage für Ihren Treuhänder. Sie senden:

• ●Ihre Zahlen: Beträge, MWST, Daten.
• ●Ihren Kontenplan und Ihre Kategorien.
• ●Bereinigte Texte und die Namen von Lieferanten, die Firmen sind.
• ●Bankzeilen ohne Zuordnung und die offenen Rechnungen, die dazu passen könnten.

Vor dem Versand entfernt: IBAN, AHV-Nummern, E-Mails, Telefonnummern, Kartennummern. Namen von Personen werden durch einen Code ersetzt.

Der Copilot

Die Seitenleiste, die Ihre Fragen zu den Zahlen Ihres Unternehmens beantwortet, ihre Quellen nennt und auf Wunsch Entwürfe von Offerten und Rechnungen vorbereitet. Der Copilot liest nur, was Sie in To Bill sehen dürfen, und kann nichts senden, buchen oder löschen. Er sendet:

• ●Ihre Frage und die letzten Nachrichten des Gesprächs.
• ●Was er liest, um Ihnen zu antworten: Referenzen, Beträge, Daten, Status, Konten, bereinigte Texte. Nie die Kontaktdaten Ihrer Kunden.
• ●Für einen Entwurf: Name und Ort Ihres Unternehmens und die Beschreibung der Arbeit.

Die Namen von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitenden und Kolleginnen und Kollegen werden durch einen Code ersetzt; IBAN, AHV-Nummern, E-Mails und Telefonnummern werden entfernt. Ihre Gespräche bleiben bei To Bill, nur Sie sehen sie, und sie werden nach 180 Tagen ohne neue Frage gelöscht.

Die Hilfen, die lesen, was Sie ihnen anvertrauen

Sie senden diesen Inhalt unverändert, mit allem, was darin steht:

• ●Lesen eines Belegs, der unter «Zu prüfen» abgelegt oder einer Ausgabe angehängt wird (Web und mobile App): das Foto oder PDF.
• ●Import bereits ausgestellter Rechnungen: das vollständige PDF.
• ●Import von Kunden oder Artikeln: die ersten 5 Zeilen Ihrer Datei (bei Kunden: Namen, Adressen, E-Mails, Telefonnummern).
• ●Für die QR-Rechnung zu lange Adresse: die Adresse des Kunden.
• ●Offerte oder Rechnung aus einer Beschreibung, Assistent des Editors: Ihr Text, der Name Ihres Unternehmens und der des Kunden.
• ●Layout-Vorlage: Ihre Beschreibung des Stils.

Löhne: nur wenn Sie es erlauben

Ein einziger Schalter, «KI für die Löhne» (Einstellungen › KI, eine Administratorin oder ein Administrator), standardmässig ausgeschaltet, auch wenn die KI eingeschaltet ist. Er umfasst zwei Verwendungen:

• ●Der Copilot liest die Summen jedes Lohnlaufs (brutto, netto, ausbezahlter Betrag, Arbeitgeberkosten, Anzahl Mitarbeitende), für die Personen mit Zugriff auf die Löhne. Nie eine Lohnabrechnung, einen Namen, die Kirchensteuer, Absenzen, eine AHV-Nummer oder eine IBAN.
• ●Der Entwurf eines Arbeitszeugnisses: Funktion, Aufgaben, Ihre Beurteilungen und Worte, Ein- und Austrittsmonat, Beschäftigungsgrad, das Geschlecht der Person und der Austrittsgrund, falls er erwähnt werden soll. Der Name wird durch einen Platzhalter ersetzt; nie der Lohn oder die AHV-Nummer.

Solange dieser Schalter ausgeschaltet ist, wird nichts aus der Lohnbuchhaltung gesendet.

Was nie gesendet wird

• ✕Lohnabrechnungen und Lohnausweise, AHV-Nummern, Quellensteuer, Kirchensteuer und Absenzen, auch wenn Sie die Löhne erlauben.
• ✕Lohnzahlungen auf Ihren Kontoauszügen und Lohnbuchungen. Nur Summen, wie der Saldo des Lohnkontos, können hinausgehen.
• ✕Ihre Passwörter.
• ✕Ihr Name und Ihre Anmelde-E-Mail.
• ✕Die Dateien in Ihrem Drive.

Ausser was auf einer Datei gedruckt ist, die Sie selbst senden: Eine als Beleg abgelegte Lohnabrechnung würde wie jeder Beleg gelesen.

Wie lange es aufbewahrt wird

• Bei Anthropic: höchstens 30 Tage, danach gelöscht. Einzige Ausnahme: Inhalte, die seine Kontrollen als Missbrauch melden, können bis zu zwei Jahre aufbewahrt werden. Nichts dient zum Trainieren seiner Modelle.
• Bei To Bill: Das Ergebnis (gelesene Beträge, angenommene Vorschläge) wird mit Ihren übrigen Daten aufbewahrt. Gespräche mit dem Copilot sieht nur, wer sie geführt hat; sie werden nach 180 Tagen ohne neue Frage gelöscht. Das Protokoll der Aufrufe hält Funktion und Kosten fest, nie den Inhalt. Jedes Ein- und Ausschalten der KI wird festgehalten: wer, wann und die Version dieser Informationen.

So schalten Sie die KI aus

1. 1Melden Sie sich mit einem Administratorkonto bei app.tobill.ch an.
2. 2Öffnen Sie Einstellungen › KI.
3. 3Schalten Sie «KI eingeschaltet» aus: Es wird nichts mehr gesendet. Um nur eine Hilfe auszuschalten, öffnen Sie «Erweiterte Einstellungen».
4. 4Damit nichts ohne Sie gebucht wird, schalten Sie unter «Autopilot» die Option «Sichere Belege selbständig verbuchen» aus.

Einmal ausgeschaltet, bleibt die KI aus, bis eine Administratorin oder ein Administrator sie wieder einschaltet. Ohne KI funktionieren der Import von Kunden und Artikeln und das Lesen des Schweizer QR-Codes weiter.

Mehr dazu

• Datenschutzerklärung, Abschnitt «Künstliche Intelligenz»
• Liste der Auftragsbearbeiter