Obligatorische rechtliche Angaben auf Schweizer Rechnungen: Was ist PFLICHT 2025

Eine nicht konforme Rechnung kann von Ihrem Kunden abgelehnt, von der MWST ungültig gemacht oder zu Bußgeldern bis zu CHF 5'000 führen. Hier ist die vollständige Liste der obligatorischen Angaben in der Schweiz.

OBLIGATORISCHE Angaben auf jeder Schweizer Rechnung

1. Das Wort "Rechnung" oder "Facture"

Warum: Rechnung von Offerte oder Bestellformular unterscheiden.

✅ Gut: "Rechnung Nr. 2025-001"
❌ Schlecht: "Dokument" oder gar nichts

2. Vollständige Kontaktdaten des Ausstellers

Obligatorisch:

• Firmenname oder vollständiger Name
• Vollständige Adresse (Straße, PLZ, Ort)
• Rechtsform (GmbH, AG, Einzelfirma)
• UID-Nummer (Unternehmensidentifikation)

Beispiel:

ToBill GmbH
Route de la Facture 12
1000 Lausanne
CHE-123.456.789 (UID)

Wichtig: UID-Nummer seit 2014 obligatorisch für alle im HR eingetragenen Unternehmen.

3. Vollständige Kundenkontaktdaten

Obligatorisch:

• Name oder Firmenname
• Vollständige Adresse

Warum: Geschäftsbeziehung nachweisen und MWST-Abzug ermöglichen.

4. Eindeutige Rechnungsnummer

Empfohlenes Format: JJJJ-XXXX (Jahr + Sequenz)

Beispiele:

• 2025-0001, 2025-0002, 2025-0003...
• R-2025-001, R-2025-002...

Goldene Regel: chronologische Sequenz ohne Lücken (nicht 001, 002, 005).

5. Ausstellungsdatum

Schweizer Format: TT.MM.JJJJ (15.01.2025)

Bedeutung: Ausgangspunkt der Zahlungsfrist (z.B. 30 Tage ab diesem Datum).

6. Detaillierte Beschreibung der Leistungen

Obligatorisch für jede Zeile:

• Art der Leistung oder des Produkts
• Menge
• Einzelpreis ohne MWST
• Gesamtbetrag ohne MWST pro Zeile

Konformes Beispiel:

Website-Entwicklung                1 x 5'000 CHF = 5'000 CHF
Monatliche Wartung (3 Monate)     3 x   500 CHF = 1'500 CHF
Team-Schulung (4 Stunden)         4 x   150 CHF =   600 CHF

❌ Nicht konform: "Verschiedene Leistungen: CHF 7'100"

7. Beträge ohne MWST, MWST und mit MWST

Obligatorische Struktur:

Total ohne MWST: 7'100.00 CHF
MWST 8.1%      :   575.10 CHF
Total mit MWST : 7'675.10 CHF

Wichtig: Beträge müssen auf den Rappen genau sein (keine Rundung vor Gesamtsumme).

8. Anwendbarer MWST-Satz

Schweizer Sätze 2025:

• 8.1%: Normalsatz (Dienstleistungen, Standardprodukte)
• 2.6%: reduzierter Satz (Lebensmittel, Bücher, Medikamente)
• 3.8%: Sondersatz Beherbergung

Obligatorische Angabe: "MWST 8.1% inbegriffen" oder "MWST 8.1%: CHF 575.10"

9. MWST-Nummer (falls registriert)

Format: CHE-XXX.XXX.XXX MWST

Wann ist es obligatorisch?

• Umsatz > CHF 100'000/Jahr → Pflichtregistrierung
• < CHF 100'000/Jahr → freiwillige Registrierung möglich

Tipp: auch wenn nicht registriert, erwähnen Sie "MWST nicht anwendbar (Umsatz < 100k)" für Transparenz.

10. Zahlungsfrist und -bedingungen

Gültige Beispiele:

• "Zahlbar innerhalb 30 Tagen"
• "Zahlung bei Erhalt"
• "Zahlbar netto innerhalb 10 Tagen"

Mit Verzugszins (stark empfohlen):

Zahlbar innerhalb 30 Tagen.
Verzugszins: 5% ab Fälligkeit.

Schweizer gesetzlicher Satz: 5% pro Jahr (Art. 104 Abs. 1 OR).

11. Bankverbindung oder QR-Rechnung

Option 1: Klassische IBAN

Zahlung auf Konto:
IBAN: CH93 0076 2011 6238 5295 7
Bank: PostFinance AG

Option 2: QR-Rechnung (empfohlen 2025)

• Schweizer QR-Code auf Rechnung gedruckt
• Enthält IBAN, Betrag, Referenz automatisch
• Obligatorisch für Zahlungen > CHF 5'000 bei einigen Banken

ToBill-Vorteil: QR-Rechnung automatisch generiert, 100% konform.

EMPFOHLENE Angaben (nicht obligatorisch aber nützlich)

1. Eindeutige Referenznummer

Erleichtert Bankabgleich.

Beispiel: "Referenz: 2025-001-KUNDENNAME"

2. Zahlungsanweisungen

Helfen Kunde korrekt zu zahlen.

Beispiel:

Scannen Sie den QR-Code mit Ihrer Banking-App
oder zahlen Sie via IBAN mit Referenz: 2025-001

3. Dankesnachricht

Stärkt Kundenbeziehung.

Beispiel: "Danke für Ihr Vertrauen. Bei Fragen: contact@tobill.ch"

Spezielle Fälle

Nicht MWST-registriert (< CHF 100k)

Angabe hinzufügen:

MWST nicht anwendbar - Umsatz unter CHF 100'000/Jahr

Internationale Dienstleistung (B2B EU)

Reverse-Charge-Verfahren:

Dienstleistung von Schweizer MWST befreit (Art. 23 MWSTG)
MWST vom Empfänger geschuldet (Reverse Charge)

Hinzufügen: EU-MWST-Nummer des Kunden.

Anzahlung oder Vorauszahlung

Angabe:

Anzahlung: CHF 2'000.00 (bereits bezahlt)
Restbetrag: CHF 5'675.10

Häufige Fehler, die Sie teuer zu stehen kommen können

❌ Fehlende eindeutige Nummer → ungültig für MWST
❌ Keine MWST-Aufschlüsselung → Ablehnung durch Steuerbehörden
❌ Unvollständige Adresse → Rechnung vom Kunden abgelehnt
❌ Keine Frist → 30 Tage Standard gelten (aber angeben!)
❌ Falscher MWST-Satz → Bußgeldrisiko bis CHF 5'000

Wie ToBill Konformität sicherstellt

✅ Automatische UID/MWST-Nummerierung
✅ Konforme QR-Rechnung in 1 Klick generiert
✅ Automatische MWST-Berechnung pro Satz
✅ Sequentielle Rechnungsnummerierung ohne Lücken
✅ Rechtliche Vorlagen von Schweizer Buchhaltern validiert

Ergebnis: 0 Risiko der Nichteinhaltung, 100% eingesparte Zeit.