Internationale Rechnungsstellung: Verwalten Sie mehrere Währungen ohne Kopfzerbrechen
In der Schweiz arbeitet jedes dritte KMU mit Kunden im Ausland. Ob Sie einem französischen Kunden in Euro, einem amerikanischen Kunden in Dollar oder einem lokalen Kunden in Schweizer Franken fakturieren — die Mehrwährungsverwaltung ist essenziell, um wettbewerbsfähig zu bleiben, Ihre Transaktionen zu vereinfachen und eine konforme Buchhaltung zu führen.
Warum in der Währung des Kunden fakturieren
Vorteile für Ihren Kunden
- Transparenz: Der Kunde sieht den genauen Preis in seiner Währung, ohne Umrechnungsüberraschungen
- Einfachheit: Zahlung über seine eigene Bank, ohne Wechselgebühren auf Kundenseite
- Vertrauen: Eine Rechnung in lokaler Währung wirkt professioneller als eine Rechnung in CHF mit dem Vermerk "umzurechnen"
Vorteile für Sie
- Wettbewerbsfähigkeit: Sie werden direkt mit den lokalen Konkurrenten Ihres Kunden verglichen, ohne die Wechselkursbarriere
- Inkassoquote: Kunden zahlen schneller, wenn es einfach ist (keine Umrechnung auf ihrer Seite)
- Professionelles Image: Eine Rechnung in EUR für einen französischen Kunden zeigt, dass Sie das internationale Geschäft beherrschen
Wann in CHF vs. in Fremdwährung fakturieren
| Situation | Empfohlene Währung |
|---|---|
| Schweizer Kunde | CHF (immer) |
| EU-Kunde, Betrag < 1'000 EUR | CHF möglich (geringes Risiko) |
| EU-Kunde, Betrag > 1'000 EUR | EUR (bessere Kundenerfahrung) |
| EU-Kunde, wiederkehrender Vertrag | EUR (vermeidet Schwankungen) |
| US/UK-Kunde | USD oder GBP |
| Langfristiger Vertrag > 6 Monate | Kundenwährung + Wechselkursklausel |
Meistverwendete Währungen in der Schweiz
| Währung | Verwendung | Anteil am Schweizer Aussenhandel |
|---|---|---|
| CHF | Schweizer Kunden | ~60 % |
| EUR | EU-Kunden (Frankreich, Deutschland, Italien) | ~30 % |
| USD | US-Kunden, internationale Verträge | ~7 % |
| GBP | UK-Kunden | ~2 % |
| Andere | Asien, Naher Osten usw. | ~1 % |
ToBill unterstützt 30+ internationale Währungen mit automatischer Umrechnung.
So fakturieren Sie in mehreren Währungen mit ToBill
1. Konfigurieren Sie Ihre Bankkonten
Hinterlegen Sie für jede Währung die entsprechende IBAN in ToBill:
- IBAN CHF: Ihr Hauptkonto in Schweizer Franken
- IBAN EUR: Eurokonto (UBS, PostFinance, Wise, Revolut Business)
- IBAN USD: Dollarkonto (falls erforderlich)
ToBill wählt automatisch die richtige IBAN gemäss der Rechnungswährung und erstellt die angepasste QR-Rechnung.
2. Definieren Sie Ihre Preise pro Währung
Zwei mögliche Ansätze:
- Feste Preise pro Währung: Artikel A = 100 CHF / 90 EUR / 110 USD (empfohlen für standardisierte Leistungen)
- Automatische Umrechnung: Definieren Sie den Preis in CHF, ToBill rechnet zum Tageskurs um (empfohlen für Einzelofferten)
3. Erstellen Sie eine Mehrwährungsrechnung
- Wählen Sie den Kunden und seine bevorzugte Währung
- Fügen Sie die Artikel/Leistungen hinzu
- ToBill berechnet automatisch die Beträge in der gewählten Währung
- Das Rechnungs-PDF enthält den QR-Code mit der richtigen IBAN
- Versenden Sie direkt per E-Mail aus ToBill
4. Nachverfolgung der buchhalterischen Umrechnung
Für Ihre Steuererklärung müssen alle Beträge in CHF umgerechnet werden:
- ToBill erfasst den Wechselkurs am Rechnungsdatum
- Oder den Kurs am Zahlungsdatum (je nach Ihrer Buchhaltungsmethode)
- Kursdifferenzen werden automatisch berechnet und erfasst
Wechselkursverwaltung
Quelle der Kurse
ToBill verwendet die offiziellen Wechselkurse der Schweizerischen Nationalbank (SNB), die täglich aktualisiert werden. Diese Kurse sind die gleichen, die von der Steuerverwaltung verwendet werden.
Buchhaltungsmethoden
Zwei Methoden werden in der Schweiz akzeptiert:
Methode 1: Kurs am Rechnungsdatum (empfohlen)
- Der CHF-Betrag wird zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung festgelegt
- Einfach und vorhersehbar
- Von allen Steuerverwaltungen akzeptiert
Methode 2: Kurs am Zahlungsdatum
- Der CHF-Betrag wird zum Zeitpunkt der Zahlung neu berechnet
- Genauer, aber komplexer
- Erzeugt grössere Kursdifferenzen
Wichtig: Wählen Sie eine Methode und wenden Sie sie konsistent während des gesamten Geschäftsjahres an. Sie können nicht zwischen den beiden Methoden wechseln.
Kursdifferenzen
Die Kursdifferenz ist der Unterschied zwischen dem CHF-Betrag bei Rechnungsstellung und dem tatsächlich eingegangenen CHF-Betrag.
Beispiel:
- Rechnung: 1'000 EUR zum Kurs von 0.95 CHF/EUR = 950 CHF
- Zahlungseingang 30 Tage später zum Kurs von 0.97 CHF/EUR = 970 CHF
- Kursgewinn: +20 CHF (steuerbar)
Umgekehrt erzeugt ein sinkender Kurs einen Kursverlust (steuerlich abzugsfähig).
ToBill erfasst diese Differenzen automatisch in Ihrer Buchhaltung.
Bankkonten in Fremdwährungen
Empfehlung: Eröffnen Sie Fremdwährungskonten
Wenn Sie regelmässig in Fremdwährungen fakturieren, bietet die Eröffnung dedizierter Konten mehrere Vorteile:
- Keine Zwangsumrechnung: Zahlungen kommen in der richtigen Währung an
- Reduzierte Gebühren: Keine Wechselkommission bei jeder Transaktion
- Lokale IBAN: Erleichtert die Zahlung für Ihre ausländischen Kunden
Vergleich der Banklösungen
| Bank | EUR-Konto | USD-Konto | Monatliche Gebühren | Wechselgebühren |
|---|---|---|---|---|
| UBS | Ja | Ja | 5-10 CHF | 0.5-1 % |
| PostFinance | Ja | Ja | 5 CHF | 0.7 % |
| Wise Business | Ja | Ja + 40 Währungen | 0 CHF | 0.3-0.6 % |
| Revolut Business | Ja | Ja + 25 Währungen | 0-25 CHF | 0-0.5 % |
Empfehlung: Für KMU, die hauptsächlich in EUR fakturieren, bieten Wise oder Revolut Business die besten Wechselkurse mit minimalen Gebühren.
MWST auf internationalen Rechnungen
Kunden in der Schweiz
Schweizer MWST gilt normal (8.1 %, 3.8 % oder 2.6 % je nach Leistung). Die Rechnungswährung beeinflusst das MWST-Regime nicht.
B2B-Kunden in der EU
- Keine Schweizer MWST: Die Leistung ist am Ort des Empfängers steuerbar
- Pflichtangabe: "MWST nicht anwendbar – Dienstleistung an einen ausländischen Empfänger (Art. 8 Abs. 1 MWSTG)"
- MWST-Nummer des Kunden: Ist auf der Rechnung zu prüfen und anzugeben
B2C-Kunden in der EU
Besondere Regeln je nach Art der Leistung. Digitale Dienstleistungen können der MWST des Landes des Verbrauchers unterliegen.
Kunden ausserhalb der EU
- Keine Schweizer MWST: Die Leistung gilt als Dienstleistungsexport
- Vermerk: "MWST nicht anwendbar – Dienstleistungsexport"
ToBill automatisiert die Erkennung des anwendbaren MWST-Regimes basierend auf dem Land des Kunden und fügt automatisch die korrekten rechtlichen Angaben hinzu.
Wechselkursrisiken und Absicherungsstrategien
Strategie 1: In CHF fakturieren
- Risiko: null für Sie (auf den Kunden übertragen)
- Nachteil: weniger wettbewerbsfähig, Kunde trägt das Risiko
Strategie 2: Anpassungsklausel
Nehmen Sie in Ihre Bedingungen auf: "Preise in EUR zum indikativen Kurs von 0.95 CHF/EUR. Bei einer Schwankung von mehr als 3 % zwischen dem Datum der Offerte und dem Zahlungsdatum wird der Preis entsprechend angepasst."
Strategie 3: Hedging (Wechselkursabsicherung)
Für grosse Beträge oder lange Verträge:
- Termingeschäft: Fixieren Sie den Wechselkurs im Voraus mit Ihrer Bank
- Devisenoption: Kaufen Sie das Recht, zu einem garantierten Kurs umzutauschen
- Kosten: 0.5-1 % des Betrags (Bankkommission)
Strategie 4: Natural Hedging
Wenn Sie auch Ausgaben in Fremdwährungen haben (Unterauftragnehmer, Einkäufe), gleichen diese natürlich Ihre Einnahmen in derselben Währung aus.
Reporting und Analyse
Konsolidiertes Dashboard
ToBill zeigt alle Ihre Einnahmen in CHF umgerechnet an:
- Gesamtumsatz über alle Währungen hinweg
- Aufteilung nach Währung (Grafik)
- Entwicklung der angewandten Wechselkurse
- Auswirkung der Kursdifferenzen auf Ihr Ergebnis
Mehrwährungs-Buchhaltungsexport
Der Export für Ihren Treuhänder umfasst:
- Beträge in Originalwährung (wie fakturiert)
- Beträge in CHF umgerechnet (für die Buchhaltung)
- Angewandte Wechselkurse (Datum und Quelle)
- Realisierte Kursdifferenzen
- Kompatibles Format CSV, Excel, API
Häufig gestellte Fragen
Muss ich ein EUR-Bankkonto haben, um in EUR zu fakturieren?
Nein, es ist empfohlen, aber nicht obligatorisch. Sie können in EUR fakturieren mit Ihrer IBAN CHF. Der Kunde zahlt in EUR und seine Bank führt die Umrechnung durch. Allerdings sind die Wechselgebühren höher und der Kunde muss die Umrechnungskosten tragen.
Wie gehe ich mit einem Kunden um, der in CHF zahlt, obwohl die Rechnung in EUR lautet?
ToBill erkennt den eingegangenen Betrag und berechnet automatisch die Kursdifferenz. Wenn der Kunde zum Kurs seiner Bank umgerechnet hat, kann es eine kleine Differenz zum erwarteten Betrag geben. Sie können eine Toleranz von 1-2 % für Wechselkursrundungen einstellen.
Sind Kursdifferenzen steuerbar?
Ja. Kursgewinne sind steuerbare Erträge und Kursverluste sind abzugsfähige Aufwendungen. ToBill erfasst sie automatisch in Ihrer Buchhaltung.