Wiederkehrende Rechnungsstellung: Sparen Sie Zeit und sichern Sie Ihre Einnahmen
Wenn Sie regelmässig dieselben Kunden für identische Leistungen fakturieren — Abonnements, Wartung, monatliche Mandate — ist die automatisierte wiederkehrende Rechnungsstellung unverzichtbar. Sie eliminiert repetitive Aufgaben, reduziert Vergesslichkeit und bietet Ihnen eine klare Übersicht über Ihre prognostizierten Einnahmen.
Was ist wiederkehrende Rechnungsstellung?
Die wiederkehrende Rechnungsstellung besteht darin, automatisch Rechnungen in regelmässigen Abständen (monatlich, vierteljährlich, jährlich) für identische oder ähnliche Leistungen zu erstellen und zu versenden. Im Gegensatz zu einer einmaligen Rechnung wird sie automatisch zum definierten Datum ausgelöst, ohne manuellen Eingriff.
Betroffene Branchen
| Branche | Beispiel einer wiederkehrenden Leistung | Typische Häufigkeit |
|---|---|---|
| IT / SaaS | Software-Abonnement, Hosting | Monatlich oder jährlich |
| Beratung | Monatliches Beratungsmandat | Monatlich |
| Wartung | IT-Wartungsvertrag | Monatlich oder vierteljährlich |
| Immobilien | Gewerbemieten, Nebenkosten | Monatlich |
| Fitness / Coworking | Raumabonnement | Monatlich |
| Coaching | Wiederkehrende Sitzungen | Monatlich |
| Buchhaltung | Treuhandmandat | Monatlich oder vierteljährlich |
| Marketing | Agentur-Retainer | Monatlich |
Vorteile der automatischen Rechnungsstellung
Zeitersparnis
- 0 Minuten monatlicher Rechnungsstellung, sobald die Vorlage eingerichtet ist
- Kein Vergessen der Rechnungsstellung (die Rechnung wird automatisch versendet)
- Der Prozess ist vollständig automatisiert: Erstellung, Versand per E-Mail, beigefügte QR-Rechnung
Vorhersehbare Liquidität
- Wiederkehrende Einnahmen klar identifiziert und projiziert
- MRR (Monthly Recurring Revenue) automatisch berechnet
- Erleichtert die Finanzplanung und den Zugang zu Bankkrediten
- Cashflow-Prognose über 12 Monate
Professionalität
- Rechnungen werden pünktlich verschickt, jeden Monat am gleichen Datum
- Konsistenz der Beträge und der Pflichtangaben
- Automatische Mahnungen bei unbezahlten Rechnungen
Reduktion der Zahlungsausfälle
- Kunden gewöhnen sich an den regelmässigen Zahlungsrhythmus
- Automatische Mahnungen erhöhen die Inkassoquote
- Die automatische Sperrung bei Nichtzahlung schützt Ihre Liquidität
So richten Sie die wiederkehrende Rechnungsstellung mit ToBill ein
Schritt 1: Erstellen Sie eine wiederkehrende Rechnungsvorlage
Konfigurieren Sie die grundlegenden Informationen:
- Kunde: Wählen Sie den betreffenden Kunden aus
- Leistung / Artikel: Detaillierte Beschreibung der wiederkehrenden Dienstleistung
- Preis und MWST: Nettobetrag, anwendbarer MWST-Satz, Bruttobetrag
- Zahlungsbedingungen: Zahlungsfrist (typischerweise 30 Tage)
- Währung: CHF, EUR oder andere Währung
Schritt 2: Konfigurieren Sie die Wiederholung
- Häufigkeit: monatlich, zweimonatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich
- Startdatum: erste Rechnung am 1. des Monats, am 15. usw.
- Enddatum: Vertragsenddatum oder unbefristete Dauer
- Automatische Indexierung (optional): jährliche Erhöhung basierend auf dem LIK
Schritt 3: Aktivieren Sie die Automatisierung
Einmal aktiviert, verwaltet ToBill alles automatisch:
- Erstellung der Rechnung zum definierten Datum
- Versand per E-Mail an den Kunden mit PDF und QR-Rechnung
- Zahlungsverfolgung: automatische Erkennung des Zahlungseingangs
- Mahnungen, wenn die Zahlung nicht innerhalb der Frist eingeht
Verwaltung von Sonderfällen
Preisanpassungen
- Einmalige Änderung: Passen Sie den Betrag für einen bestimmten Monat an (z.B.: zusätzliche Leistung)
- Jährliche Indexierung: automatische Erhöhung basierend auf dem Landesindex der Konsumentenpreise (LIK)
- Stufenwechsel: Der Kunde wechselt von einem Basic- zu einem Premium-Paket → ändern Sie die wiederkehrende Vorlage
Vorübergehende Unterbrechung
- Pause: Setzen Sie die Rechnungsstellung während eines definierten Zeitraums aus (Ferien des Kunden, Serviceunterbrechung)
- Automatische Wiederaufnahme: Die Rechnungsstellung wird zum programmierten Datum fortgesetzt
- Benachrichtigung: Der Kunde wird über die Pause und die Wiederaufnahme informiert
Kündigung
- Stopp zu einem Datum: Die Rechnungsstellung endet zum Vertragsenddatum
- Pro-rata-Rechnung: Wenn die Kündigung mitten im Monat erfolgt, berechnet ToBill automatisch den anteiligen Betrag
- Schlussbenachrichtigung: Automatische E-Mail, die den Kunden über die letzte Rechnung informiert
Übersicht und Dashboard
Schlüsselkennzahlen
ToBill bietet ein Dashboard für Ihre wiederkehrenden Einnahmen:
- MRR (Monthly Recurring Revenue): monatlicher wiederkehrender Gesamtumsatz
- ARR (Annual Recurring Revenue): jährliche Hochrechnung
- Retentionsrate: Prozentsatz der aktiven Kunden
- Churn Rate: monatliche Kündigungsrate
- Aktive vs. gekündigte Abonnements: Entwicklung über die Zeit
- Cashflow-Prognose: Projektion über 3, 6 und 12 Monate
Automatische Benachrichtigungen
- Abonnement läuft aus (30 Tage vorher)
- Zahlungsverzug (7, 14, 21 Tage)
- Vom Kunden beantragte Kündigung
- Churn-Schwellenwert erreicht
Automatische Mahnungen und Zahlungsausfallmanagement
Konfigurierbarer Mahnprozess
| Tag | Aktion | Ton |
|---|---|---|
| T+0 | Rechnung versendet | Neutral |
| T+7 | Freundliche Erinnerung | Höflich |
| T+14 | Bestimmte Mahnung | Professionell |
| T+21 | Zahlungsaufforderung | Formell |
| T+30 | Sperrung des Abonnements (optional) | — |
Jede Mahn-E-Mail ist personalisierbar. ToBill fügt automatisch die PDF-Rechnung und den QR-Zahlungslink bei.
Verwaltung der Zahlungsfristen
In der Schweiz beträgt die Standard-Zahlungsfrist 30 Tage. Für wiederkehrende Abonnements können Sie diese Frist auf 10 oder 15 Tage verkürzen, um Ihre Liquidität zu verbessern.
Wiederkehrende Rechnungsstellung und MWST
MWST-Fälligkeit
Die MWST wird ab dem Rechnungsdatum fällig, auch wenn der Kunde erst später zahlt. Das bedeutet, dass Sie die erhobene MWST auf Ihren wiederkehrenden Rechnungen im Quartal der Ausstellung deklarieren müssen.
Automatische MWST-Zusammenfassung
ToBill konsolidiert automatisch die MWST aller Ihrer wiederkehrenden Rechnungen, um Ihre vierteljährliche Deklaration zu erleichtern:
- Erhobene MWST pro Periode
- Aufschlüsselung nach Satz (8.1 %, 3.8 %, 2.6 %)
- Export im ESTV-kompatiblen Format
Konkrete Anwendungsfälle
Webagentur — Wartungsverträge
- 30 Kunden mit monatlicher Wartung zu 250 CHF/Monat
- Manuelle Rechnungsstellung vor ToBill: 2 Std./Monat (Erstellung + Versand + Nachverfolgung)
- Mit ToBill: 0 Min./Monat (alles ist automatisch)
- Stabiler MRR: 7'500 CHF/Monat = 90'000 CHF/Jahr
- Jährlicher Gewinn: 24 Stunden eingesparter Verwaltungsarbeit
IT-Berater — Monatliche Mandate
- 5 Kunden mit Beratungsmandaten zu 2'000 CHF/Monat
- Wiederkehrende Rechnungsstellung mit Anpassung bei Mehrarbeit
- MRR: 10'000 CHF/Monat
- Automatische Mahnungen → durchschnittliche Zahlungsfrist von 35 auf 18 Tage reduziert
Treuhänder — Buchhaltungsmandate
- 80 Mandate mit monatlicher/vierteljährlicher Rechnungsstellung
- Automatische Rechnungsstellung mit mandatsspezifischen Beträgen
- Automatischer Export in die interne Buchhaltung
Best Practices
- Definieren Sie den Vertrag klar: Legen Sie in Ihren AGB die Häufigkeit, den Betrag, die Änderungs- und Kündigungsbedingungen fest
- Kommunizieren Sie Preisänderungen: Informieren Sie Ihre Kunden mindestens 30 Tage vor jeder Tarifänderung
- Bieten Sie Stufen an: Offerieren Sie mehrere Servicelevel (Basic, Pro, Premium), um den Umsatz pro Kunde zu maximieren
- Stellen Sie jährlich mit Rabatt in Rechnung: Bieten Sie 10-20 % Rabatt für Jahresverpflichtungen → verbessert Kundenbindung und Liquidität
- Überwachen Sie den Churn: Eine Kündigungsrate über 5 %/Monat erfordert Korrekturmassnahmen
ToBill-Preise
Die wiederkehrende Rechnungsstellung ist im Pro-Plan (ab 25 CHF/Monat) enthalten und für Treuhänder kostenlos:
- Unbegrenzte Anzahl Abonnements
- Alle Häufigkeiten (monatlich, vierteljährlich, jährlich)
- Personalisierbare automatische Mahnungen
- MRR/ARR-Dashboard
- Automatischer Buchhaltungsexport