Zeit & Projekte
Die Zeit für Ihre Projekte, bis zur Rechnung
Erfassen Sie Ihre Stunden mit der Stoppuhr oder im Wochenraster. Jedes Projekt verfolgt sein Budget und was noch zu verrechnen ist; ein Klick auf «Rechnungsentwurf erstellen» bereitet die Rechnung der Stunden vor, die Sie vor dem Versand prüfen.
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Erfassen
Mit der Stoppuhr oder pro Woche
Starten Sie die Stoppuhr auf einem Projekt oder füllen Sie das Wochenraster aus: eine Zeile pro Projekt, eine Spalte pro Tag. Tippen Sie 1:30, 1h30, 1.5 oder 90m, To Bill versteht es. Jeder Eintrag ist verrechenbar oder nicht, je nach Projekteinstellung, und lässt sich filtern: zu verrechnen, verrechnet, nicht verrechenbar.
- Eine Rundung nach Wahl: 5, 6, 10, 15 oder 30 Minuten.
- Ein Teammitglied sieht nur seine eigenen Stunden, ohne Beträge.
- Tastenkürzel, um in der Woche schnell voranzukommen.
Projekte
Projekte mit Budget, in Stunden oder in Franken
Ein Projekt hat seinen Kunden, oder keinen bei einem internen Projekt, ein Kürzel, einen Stundenansatz und ein Budget in Stunden oder als Betrag. Sie sehen auf einen Blick, wie viel Budget verbraucht ist und was noch zu verrechnen ist.
- Ansätze pro Person in einem Projekt.
- Die Ansicht «Über Budget» für Projekte, die es überschreiten.
- Projekte aktiv, abgeschlossen oder archiviert.
Verrechnen
Aus den Stunden wird ein Rechnungsentwurf
Im Reiter «Zu verrechnen» eines Projekts haken Sie die Stunden ab, wählen eine Position pro Projekt, pro Person oder pro Eintrag und das Datum. «Rechnungsentwurf erstellen» bereitet die Rechnung mit der nächsten Nummer vor und öffnet sie: Sie prüfen sie vor dem Versand.
- Verrechnete Stunden werden als solche markiert und lassen sich nicht mehr ändern.
- Wird der Entwurf gelöscht, sind die Stunden wieder frei.
- Beträge exkl. MWST, mit dem Standard-MWST-Satz Ihres Unternehmens.
Auswertung
Wohin Ihre Zeit geht
Die Auswertung fasst die Stunden pro Projekt, Person, Kunde oder Monat zusammen, für den Zeitraum Ihrer Wahl: die verrechenbaren Stunden, ihr Wert und was noch zu verrechnen ist.
- Dieser Monat, letzter Monat, dieses Jahr oder letztes Jahr, mit einem Klick.
- Einträge ohne Ansatz werden gemeldet.
Absenzen
Die Absenzen des Teams, zusammen mit den Löhnen
Mit dem Lohnmodul zeigt der Reiter Absenzen, wer wann fehlt: Ferien, Krankheit, Unfall, Militär- oder Zivildienst, Urlaub. Ferien fliessen in die Saldi, und die Feiertage des Kantons werden nicht mitgezählt.
- Auch halbe Tage lassen sich erfassen.
- Ohne Recht auf die Löhne sieht eine Kollegin oder ein Kollege nur «Abwesend».
Fragen zur Zeiterfassung
Erfassen, Projekte und Verrechnen Schritt für Schritt auf docs.tobill.ch.
Ersetzt die Zeiterfassung die Arbeitszeiterfassung?
Nein. Die Projektzeit dient dazu, Ihre Stunden zu verfolgen und zu verrechnen. Sie ist nicht die Arbeitszeiterfassung, die das Arbeitsgesetz verlangt, mit Beginn, Ende und Pausen.
Brauche ich das Lohnmodul?
Nicht für Stunden und Projekte. Die Absenzen hingegen brauchen beide Module: Löhne und Zeit & Projekte.
Welcher Stundenansatz gilt?
Der erste, der existiert: der des Eintrags, der Person im Projekt, des Projekts, der übliche Ansatz der Person und zuletzt der des Unternehmens.
Und wenn eine Stundenrechnung storniert wird?
Solange die Rechnung ein Entwurf ist, gibt das Löschen die Stunden frei. Nach dem Storno einer versendeten Rechnung stellt «Stunden freigeben» sie wieder zur Verrechnung bereit.
Kostet Zeit & Projekte extra?
Nein. Sie aktivieren das Modul ohne Aufpreis auf das Abonnement unter Einstellungen › Module.
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