Warum mobiles Rechnungsstellen unverzichtbar geworden ist
Für Selbstständige, Handwerker und Kleinunternehmen in der Schweiz ist das Büro nicht mehr der einzige Arbeitsplatz. Zwischen Baustellen, Kundenterminen und Geschäftsreisen ist die Möglichkeit, eine Rechnung direkt vom Smartphone zu erstellen und zu versenden, ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Schluss mit «Ich schicke Ihnen die Rechnung, wenn ich zurück im Büro bin» — Versprechen, die zu Fakturierungsverzögerungen und damit zu Zahlungsverzögerungen führen.
Studien zeigen, dass Unternehmen, die innerhalb von 24 Stunden nach der Leistungserbringung fakturieren, ihre Zahlungsfristen im Durchschnitt um 30 % reduzieren. Mobiler Zugang zu Ihrem Rechnungstool ist kein Luxus mehr — es ist eine Notwendigkeit.
Vorteile der mobilen Rechnungsstellung
1. Sofort nach der Leistung fakturieren
Ein Elektriker, der eine Reparatur abschliesst, kann die Rechnung erstellen und senden, bevor er das Kundenhaus verlässt. Ein Berater kann seine Leistung direkt nach dem Meeting abrechnen. Diese Reaktionsfähigkeit beschleunigt den Fakturierungszyklus erheblich.
2. Zahlungsfristen verkürzen
Je schneller Sie fakturieren, desto schneller werden Sie bezahlt. Mit mobiler Rechnungsstellung gibt es keine Lücke zwischen Leistungserbringung und Rechnungsversand. Kombiniert mit der Schweizer QR-Rechnung, die Zahlung per Scan ermöglicht, können Ihre Kunden innerhalb von Minuten bezahlen.
3. Nichts vergessen
Wenn Sie bis zur Rückkehr ins Büro warten, riskieren Sie, Details zu vergessen: Überstunden, verwendetes Material, vereinbarte Konditionen. Vor Ort fakturieren heisst, alles ist noch frisch im Gedächtnis.
4. Professionelles Image vermitteln
Eine konforme Rechnung mit QR-Code Minuten nach Ihrer Leistung zu senden, zeigt Ihren Kunden, dass Sie organisiert und professionell sind. Das stärkt Ihre Glaubwürdigkeit.
5. Verwaltungszeit sparen
Indem Sie den Schritt «zurück ins Büro zum Fakturieren» eliminieren, gewinnen Sie Zeit für produktive Arbeit. Weniger Verwaltungsarbeit abends oder am Wochenende bedeutet eine bessere Work-Life-Balance.
Wesentliche Funktionen einer mobilen Rechnungs-App
Nicht alle mobilen Rechnungs-Apps sind gleich. Hier die unverzichtbaren Funktionen für Schweizer Selbstständige und KMU:
Rechnungserstellung und -versand
Das Grundlegende: eine vollständige Rechnung vom Handy erstellen können, mit allen obligatorischen Angaben, und sie per E-Mail mit einem Tap versenden.
Schweizer QR-Rechnung integriert
In der Schweiz muss jede Rechnung seit 2022 einen QR-Einzahlungsschein enthalten. Ihre mobile App muss diese QR-Rechnung automatisch konform generieren.
Kundenverwaltung
Zugriff auf Ihr Kundenverzeichnis, Kontaktdaten, Fakturierungshistorie und spezifische Zahlungsbedingungen jedes Kunden.
Artikel-/Leistungskatalog
Vordefinierte Leistungen oder Produkte mit Preisen und MWST-Sätzen schnell auswählen, ohne Informationen bei jeder Rechnung neu einzugeben.
Zahlungsverfolgung
Auf einen Blick sehen, welche Rechnungen bezahlt, ausstehend oder überfällig sind. Push-Benachrichtigungen bei Zahlungseingang erhalten.
Spesenverwaltung
Quittungen und Belege direkt vom Handy fotografieren und den Geschäftsausgaben hinzufügen. Keine Papierbelege mehr aufbewahren.
Multi-Währung
Für Selbstständige mit internationalen Kunden: die Möglichkeit, in EUR, USD oder anderen Währungen zu fakturieren.
Responsive Web-App vs. Native App
Es gibt zwei Ansätze für die mobile Rechnungsstellung:
Native App (iOS/Android)
Vorteile:
- Installation über App Store / Google Play
- Native Push-Benachrichtigungen
- Optimierter Kamerazugriff (Belegscan)
- Optimale Performance
Nachteile:
- Zwei Apps zu pflegen (iOS + Android)
- Updates herunterladen
- Speicherplatz auf dem Telefon
- App-Store-Validierungsprozess
Responsive Web-App (PWA)
Vorteile:
- Über jeden Browser zugänglich
- Kein Download oder Installation
- Immer aktuell
- Funktioniert auf allen Geräten (Smartphone, Tablet, Desktop)
- Nur eine Version zu pflegen
Nachteile:
- Internetverbindung erforderlich
- Eingeschränkter Zugriff auf einige native Funktionen
Welcher Ansatz?
Für die meisten KMU und Selbstständigen bietet eine gut gestaltete responsive Web-App den besten Kompromiss. Sie greifen auf alle Daten von jedem Gerät zu, ohne Download, und die Oberfläche passt sich automatisch an Ihre Bildschirmgrösse an.
To Bill auf dem Handy: vollständige Rechnungsstellung unterwegs
To Bill setzt auf den responsiven Web-Ansatz. Die Oberfläche ist vollständig für Smartphone und Tablet optimiert und bietet dieselben Funktionen wie auf dem Desktop:
Rechnung in 30 Sekunden erstellen
- To Bill im mobilen Browser öffnen
- Einen Kunden aus dem Adressbuch auswählen
- Artikel aus dem Katalog hinzufügen
- QR-Rechnung wird automatisch generiert
- Per E-Mail mit einem Tap versenden
Alle Funktionen zugänglich
- Rechnungen und Offerten: Erstellung, Versand, Verfolgung — alles vom Handy
- Kunden: überall Kunden hinzufügen oder nachschlagen
- Spesen: Quittungen fotografieren für sofortiges Tracking
- Dashboard: Statistiken und Zahlungsverfolgung in Echtzeit
- Automatische Mahnungen: Erinnerungen werden gesendet, auch wenn Sie nicht am Bildschirm sind
Kein Download nötig
Öffnen Sie einfach app.tobill.ch in Safari, Chrome oder jedem anderen mobilen Browser. Sie können eine Verknüpfung auf Ihrem Startbildschirm hinzufügen für sofortigen Zugriff — wie eine native App.
Praxisbeispiele
Der Handwerker auf der Baustelle
Marc ist selbstständiger Elektriker in Lausanne. Nach jedem Einsatz öffnet er To Bill auf seinem Handy, wählt den Kunden, fügt Stunden und Material hinzu und versendet die Rechnung mit QR-Code, bevor er wegfährt. Ergebnis: seine Zahlungsfristen sind um 40 % gesunken.
Die Beraterin unterwegs
Sophie ist HR-Beraterin in Zürich. Zwischen Terminen erstellt sie Rechnungen von ihrem iPad im Zug. Besonders schätzt sie, dass sie ihr Dashboard einsehen kann, um den Stand offener Rechnungen zu prüfen.
Der freischaffende Fotograf
David ist Fotograf in Genf. Nach jedem Shooting fakturiert er seinen Kunden sofort. Er nutzt auch die Spesenfunktion, um Quittungen (Studiomiete, Transport) zu fotografieren und direkt in seine Buchhaltung einzupflegen.
Sicherheit und Datenschutz
Mobile Rechnungsstellung bedeutet den Umgang mit sensiblen Daten (Kundeninformationen, Beträge, Bankdaten). Wichtige Sicherheitsaspekte:
Schweizer Hosting
Wählen Sie eine Software, die Ihre Daten in der Schweiz hostet, konform mit dem Datenschutzgesetz (nDSG). To Bill hostet alle Daten auf Schweizer Servern.
Sichere Verbindung
Stellen Sie sicher, dass die App HTTPS-Protokoll und sichere Authentifizierung (starkes Passwort + verschlüsselte Session) verwendet.
Automatische Sicherung
Ihre Daten sollten automatisch gesichert werden. Bei einer Web-App werden Daten auf dem Server gespeichert, nicht auf Ihrem Telefon — kein Verlustrisiko bei Beschädigung oder Diebstahl.
Erste Schritte mit mobiler Rechnungsstellung
- Konto erstellen auf app.tobill.ch — 2 Minuten, 7 Tage kostenlos, ohne Verpflichtung
- Profil einrichten — Firmeninfos: Logo, Adresse, IBAN, MWST-Nummer
- Kunden und Artikel hinzufügen — Verzeichnis und Katalog erstellen oder importieren
- Erste Rechnung erstellen — vom Smartphone, in wenigen Taps, mit QR-Code
- Verknüpfung hinzufügen — app.tobill.ch zum Startbildschirm für sofortigen Zugriff
FAQ
Hat To Bill eine native App (App Store / Google Play)?
To Bill ist eine responsive Web-App, die direkt in Ihrem mobilen Browser funktioniert. Kein Download nötig — öffnen Sie einfach app.tobill.ch und fügen Sie die Verknüpfung zum Startbildschirm hinzu.
Kann ich To Bill ohne Internet nutzen?
To Bill benötigt eine Internetverbindung. Die meisten Funktionen laden jedoch schnell, auch mit begrenzter 4G-Verbindung.
Sind meine Daten auf dem Handy sicher?
Ja, To Bill verwendet HTTPS, sichere Session-Authentifizierung und hostet alle Daten auf Schweizer Servern. Ihre Daten werden nicht lokal auf Ihrem Telefon gespeichert.
Generiert die mobile Rechnungsstellung konforme QR-Rechnungen?
Ja, jede mit To Bill erstellte Rechnung (mobil oder Desktop) enthält automatisch einen QR-Einzahlungsschein gemäss Swiss Payment Standards.
Kann ich Spesen vom Handy aus verwalten?
Ja, Sie können Spesen hinzufügen, Quittungsfotos anhängen und Geschäftsausgaben direkt vom Smartphone verfolgen.
Was kostet To Bill?
To Bill bietet drei Pläne: Starter für CHF 7/Monat, Pro für CHF 10/Monat und Business für CHF 30/Monat. Die 10-tägige kostenlose Testphase bietet Zugang zu allen Funktionen ohne Verpflichtung.
Kann ich To Bill auf dem Tablet nutzen?
Ja, die responsive Oberfläche von To Bill passt sich perfekt an Tablets an (iPad, Android). Die Erfahrung ist auf allen Bildschirmgrössen optimal.