Schweizer Rechnungsvorlage 2026: Kostenloses Beispiel und Pflichtangaben

Warum eine konforme Rechnungsvorlage wichtig ist

In der Schweiz ist eine Rechnung nicht nur ein einfaches Geschäftsdokument — sie ist ein Buchungsbeleg, der präzise gesetzliche Anforderungen erfüllen muss. Eine nicht konforme Rechnung kann dazu führen, dass Ihr Kunde den Vorsteuerabzug nicht geltend machen kann, zu Streitigkeiten bei Betreibungsverfahren und zu einem unprofessionellen Image. Dieser Leitfaden zeigt alles, was eine Schweizer Rechnung 2026 enthalten muss, mit einem konkreten Beispiel und häufigen Fehlern.

Pflichtangaben auf einer Schweizer Rechnung

Das Obligationenrecht (OR, Art. 957a ff.) und das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG, Art. 26) definieren die Pflichtangaben auf einer Rechnung.

1. Angaben zum Rechnungssteller

• Vollständiger Firmenname oder Vor- und Nachname bei Einzelunternehmern
• Vollständige Postanschrift (Strasse, Nummer, PLZ, Ort)
• UID-Nummer im Format CHE-XXX.XXX.XXX
• MWST-Nummer bei Steuerpflichtigen: CHE-XXX.XXX.XXX MWST

2. Angaben zum Empfänger

• Name oder Firmenname des Kunden
• Vollständige Adresse des Kunden
• Bei B2B-Rechnungen: UID-Nummer des Kunden empfohlen

3. Rechnungsangaben

• Eindeutige Rechnungsnummer: fortlaufende Nummerierung ohne Lücken
• Ausstellungsdatum
• Liefer- oder Leistungsdatum wenn abweichend vom Rechnungsdatum
• Zahlungsfrist (z.B. 30 Tage netto)
• Zahlungsbedingungen (Skonto, Verzugszinsen)

4. Leistungsdetails

Für jede Rechnungsposition:

• Klare Beschreibung der Leistung oder gelieferten Ware
• Menge und Masseinheit
• Einzelpreis ohne Steuer
• Anwendbarer MWST-Satz (8,1 %, 2,6 % oder 3,8 %)
• Zeilenbetrag

5. Betragsübersicht

• Zwischensumme ohne Steuer
• MWST-Betrag aufgeschlüsselt nach anwendbarem Satz
• Gesamtbetrag inklusive Steuer
• Währung (CHF, EUR usw.)

6. Zahlungsinformationen

• IBAN des Bankkontos
• Name der Bank oder des Finanzinstituts
• Zahlungsreferenz (für den Bankabgleich)
• QR-Rechnung konformer Abschnitt (seit 2022 Pflicht)

Weitere Informationen zu den rechtlichen Aspekten finden Sie in unserem Leitfaden zu den obligatorischen Angaben auf einer Schweizer Rechnung.

Empfohlene (nicht obligatorische) Angaben

Über die gesetzlichen Pflichtangaben hinaus verbessern bestimmte Informationen die Professionalität:

• Firmenlogo: stärkt Ihre visuelle Identität
• Telefonnummer und E-Mail: erleichtert die Kommunikation
• Bestellnummer des Kunden: beschleunigt die Bearbeitung in der Buchhaltung
• Bemerkungen: besondere Bedingungen, Garantien, Dank
• Alternative Zahlungsdetails: wenn Sie mehrere Zahlungsmethoden akzeptieren

Detailliertes Beispiel einer konformen Schweizer Rechnung

Hier ein realistisches Beispiel einer Rechnung einer Webagentur aus Lausanne an einen Kunden in Genf:

Kopfbereich

WebStudio GmbH
Seestrasse 15
8002 Zürich
CHE-123.456.789 MWST

Rechnung Nr. 2026-0042
Datum: 07.04.2026

Empfänger

Boutique Mode AG
Bahnhofstrasse 8
8001 Zürich
CHE-987.654.321

Leistungsdetails

Beschreibung	Menge	Einzelpreis	MWST	Betrag
E-Commerce-Website Entwicklung	1	CHF 8'500.00	8,1 %	CHF 8'500.00
Grafikdesign (Mockups)	1	CHF 2'200.00	8,1 %	CHF 2'200.00
Webhosting (12 Monate)	1	CHF 480.00	8,1 %	CHF 480.00
Benutzerschulung (2h)	2	CHF 150.00	8,1 %	CHF 300.00

Zusammenfassung

Zwischensumme netto:      CHF 11'480.00
MWST 8,1 %:               CHF    929.88
────────────────────────────────────────
Gesamtbetrag brutto:      CHF 12'409.88

Zahlungsfrist: 30 Tage netto
Fälligkeitsdatum: 07.05.2026

Zahlungsabschnitt (QR-Rechnung)

Der untere Teil der Rechnung enthält den QR-Einzahlungsschein gemäss Swiss Payment Standards, bestehend aus:

• QR-Code mit allen Zahlungsdaten
• IBAN oder QR-IBAN des Zahlungsempfängers
• Betrag und Währung
• Strukturierte Zahlungsreferenz

Einen vollständigen Überblick über die QR-Rechnung finden Sie in unserem Leitfaden zur Schweizer QR-Rechnung.

B2B- vs. B2C-Rechnungen: Was ist unterschiedlich?

B2B-Rechnungen (zwischen Unternehmen)

B2B-Rechnungen müssen besonders sorgfältig sein, da der Kunde den Vorsteuerabzug benötigt:

• Die MWST-Nummer des Lieferanten ist obligatorisch
• Die MWST-Aufschlüsselung pro Satz ist unerlässlich
• Die Bestellnummer des Kunden wird dringend empfohlen
• Strukturierte Zahlungsreferenzen erleichtern den Abgleich

B2C-Rechnungen (an Privatpersonen)

Bei Rechnungen an Privatpersonen:

• Preise können direkt inklusive MWST angegeben werden
• Der Hinweis «MWST inbegriffen» genügt, wenn der Satz nicht pro Position aufgeschlüsselt ist
• Der Formalismus ist weniger streng, die Pflichtangaben gelten aber weiterhin

Die QR-Rechnung: Integration in Ihre Vorlage

Seit dem 30. September 2022 ist der QR-Einzahlungsschein das einzige akzeptierte Format für Zahlungen in der Schweiz. Jede Papier- oder PDF-Rechnung muss einen QR-Rechnungsabschnitt enthalten.

Elemente des QR-Einzahlungsscheins

1. Empfangsschein (links): Zusammenfassung der Zahlungsinformationen
2. Zahlteil (rechts): QR-Code + Textdaten
3. Swiss QR Code: enthält alle strukturierten Daten (IBAN, Betrag, Referenz, Zahlungsempfänger, Zahlungspflichtiger)

Zwei Arten von QR-Rechnungen

• QR-IBAN mit QR-Referenz: ersetzt den alten ESR/BVR. Ermöglicht automatischen Abgleich durch strukturierte Referenz.
• Standard-IBAN mit SCOR-Referenz: für Zahlungen ohne strukturierte Referenz, mit Creditor Reference (ISO 11649).

Häufige Fehler auf Schweizer Rechnungen

1. Fehlende oder falsche MWST-Nummer

Der häufigste und problematischste Fehler. Ohne gültige MWST-Nummer kann Ihr Kunde keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Format prüfen: CHE-XXX.XXX.XXX MWST.

2. Falsches IBAN-Format

Eine Schweizer IBAN hat 21 Zeichen (CH + 2 Prüfziffern + 17 Zeichen). Eine QR-IBAN beginnt immer mit CH und hat eine IID zwischen 30000 und 31999. Verwechslungen können Zahlungen blockieren.

3. Fehlende QR-Rechnung

Seit 2022 werden orange Einzahlungsscheine (ESR) nicht mehr akzeptiert. Eine Papierrechnung ohne QR-Rechnung bedeutet, dass Ihr Kunde nicht einfach via E-Banking zahlen kann.

4. Nicht fortlaufende Nummerierung

Die ESTV verlangt eine lückenlose Nummerierung. Lücken können bei einer Steuerprüfung Verdacht erregen.

5. MWST nicht nach Satz aufgeschlüsselt

Enthält Ihre Rechnung Positionen mit verschiedenen Sätzen, muss jeder Satz klar identifiziert und der MWST-Betrag separat berechnet werden.

Konforme Rechnungen erstellen mit To Bill

Anstatt alle Anforderungen manuell zu verwalten, automatisiert To Bill die Erstellung konformer Rechnungen:

• Professionelle Vorlage: Rechnungen werden automatisch mit Ihrem Logo, Kontaktdaten und allen Pflichtangaben formatiert
• Integrierte QR-Rechnung: Der QR-Einzahlungsschein wird automatisch auf jeder Rechnung generiert
• Automatische MWST: Berechnungen erfolgen automatisch basierend auf Ihren definierten Sätzen
• Fortlaufende Nummerierung: Das System vergibt automatisch eine eindeutige Nummer
• Multi-Währung: Rechnungen in CHF, EUR oder jeder anderen Währung
• E-Mail-Versand: Rechnungen direkt aus der App mit einem Klick versenden
• Zahlungsverfolgung: In Echtzeit sehen, welche Rechnungen bezahlt, ausstehend oder überfällig sind

Starten Sie Ihre kostenlose 10-Tage-Testphase auf app.tobill.ch.

FAQ

Ist eine Rechnung ohne MWST-Nummer gültig?

Ja, wenn Sie nicht MWST-pflichtig sind (Umsatz < CHF 100'000). In diesem Fall dürfen Sie keine MWST auf Ihren Rechnungen ausweisen. Sind Sie jedoch steuerpflichtig, macht das Fehlen der MWST-Nummer die Rechnung nicht konform.

Muss ich eine QR-Rechnung beifügen?

Wenn Sie eine Papier- oder PDF-Rechnung mit Einzahlungsschein versenden, ja: das QR-Format ist seit dem 30. September 2022 das einzig akzeptierte. Bei freier Überweisung (ohne Einzahlungsschein) ist die QR-Rechnung nicht zwingend, aber empfohlen.

Wie lange muss ich meine Rechnungen aufbewahren?

Das Schweizer Recht schreibt eine Aufbewahrung von 10 Jahren für alle Buchungsbelege vor, einschliesslich ausgestellter und erhaltener Rechnungen.

Kann ich eine Rechnung in Euro ausstellen?

Ja, Sie können in jeder Währung fakturieren. Für die MWST-Abrechnung müssen die Beträge jedoch zum Tageskurs oder monatlichen Durchschnittskurs in CHF umgerechnet werden.

Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und Offerte?

Eine Offerte ist ein unverbindliches kommerzielles Angebot (sofern nicht anders vereinbart). Eine Rechnung ist ein Buchungsbeleg nach Lieferung oder Leistungserbringung, der den Kunden zur Zahlung verpflichtet.

Wie nummeriere ich meine Rechnungen?

Die Nummerierung muss fortlaufend und lückenlos sein. Das Format ist frei: einfach numerisch (001, 002...), mit Jahrespräfix (2026-001) oder mit Kundenpräfix. Wichtig ist die Kontinuität.

Was tun bei einem Fehler auf einer Rechnung?

Eine bereits ausgestellte Rechnung darf niemals nachträglich geändert werden. Stellen Sie stattdessen eine Gutschrift aus, um die fehlerhafte Rechnung zu stornieren, und erstellen Sie dann eine neue korrigierte Rechnung mit neuer Nummer.