Mentions légales factures Suisse : ce qui est OBLIGATOIRE en 2025

Une facture non conforme peut être refusée par votre client, invalidée par la TVA, ou entraîner des amendes jusqu'à 5'000 CHF. Voici la liste exhaustive des mentions obligatoires en Suisse.

Mentions OBLIGATOIRES sur toute facture suisse

1. Le mot "Facture" ou "Rechnung"

Pourquoi : distinguer la facture d'un devis ou bon de commande.

✅ Bon : "Facture n°2025-001"
❌ Mauvais : "Document" ou rien du tout

2. Coordonnées complètes de l'émetteur

Obligatoire :

• Raison sociale ou nom complet
• Adresse complète (rue, NPA, localité)
• Forme juridique (Sàrl, SA, raison individuelle)
• Numéro IDE (Identification des Entreprises)

Exemple :

ToBill Sàrl
Route de la Facture 12
1000 Lausanne
CHE-123.456.789 (IDE)

Important : le numéro IDE est obligatoire depuis 2014 pour toutes les entreprises inscrites au RC.

3. Coordonnées complètes du client

Obligatoire :

• Nom ou raison sociale
• Adresse complète

Pourquoi : prouver la relation commerciale et permettre la déduction TVA.

4. Numéro de facture unique

Format recommandé : AAAA-XXXX (année + séquence)

Exemples :

• 2025-0001, 2025-0002, 2025-0003...
• F-2025-001, F-2025-002...

Règle d'or : séquence chronologique sans trous (pas de 001, 002, 005).

5. Date d'émission

Format suisse : JJ.MM.AAAA (15.01.2025)

Importance : point de départ du délai de paiement (ex : 30 jours dès cette date).

6. Description détaillée des prestations

Obligatoire pour chaque ligne :

• Nature de la prestation ou du produit
• Quantité
• Prix unitaire HT
• Montant total HT par ligne

Exemple conforme :

Développement site web                1 x 5'000 CHF = 5'000 CHF
Maintenance mensuelle (3 mois)        3 x   500 CHF = 1'500 CHF
Formation équipe (4 heures)           4 x   150 CHF =   600 CHF

❌ Non conforme : "Prestations diverses : 7'100 CHF"

7. Montants HT, TVA et TTC

Structure obligatoire :

Total HT       : 7'100.00 CHF
TVA 8.1%       :   575.10 CHF
Total TTC      : 7'675.10 CHF

Important : les montants doivent être précis au centime (pas d'arrondi avant le total final).

8. Taux de TVA applicable

Taux suisses 2025 :

• 8.1% : taux normal (services, produits standard)
• 2.6% : taux réduit (nourriture, livres, médicaments)
• 3.8% : taux spécial hébergement

Mention obligatoire : "TVA 8.1% incluse" ou "TVA 8.1% : 575.10 CHF"

9. Numéro TVA (si assujetti)

Format : CHE-XXX.XXX.XXX TVA

Quand est-ce obligatoire ?

• Chiffre d'affaires > 100'000 CHF/an → assujetti obligatoire
• < 100'000 CHF/an → assujettissement volontaire possible

Astuce : même si vous n'êtes pas assujetti, indiquez "TVA non applicable (CA < 100k)" pour transparence.

10. Délai et conditions de paiement

Exemples valides :

• "Payable dans les 30 jours"
• "Paiement à réception"
• "Payable net dans les 10 jours"

Avec intérêts de retard (fortement recommandé) :

Payable dans les 30 jours.
Intérêts moratoires : 5% dès échéance.

Taux légal suisse : 5% par an (art. 104 al. 1 CO).

11. Coordonnées bancaires ou QR-facture

Option 1 : IBAN classique

Paiement sur compte :
IBAN : CH93 0076 2011 6238 5295 7
Banque : PostFinance SA

Option 2 : QR-facture (recommandé 2025)

• Swiss QR Code imprimé sur la facture
• Contient IBAN, montant, référence automatiquement
• Obligatoire pour paiements > 5'000 CHF dans certaines banques

Avantage ToBill : QR-facture générée automatiquement, conforme 100%.

Mentions RECOMMANDÉES (non obligatoires mais utiles)

1. Numéro de référence unique

Facilite le rapprochement bancaire.

Format : RF18 5390 0754 7034 83

2. Conditions générales de vente (CGV)

"Voir nos CGV sur www.tobill.ch/legals/legal-notice" ou imprimées au verso.

3. Coordonnées de contact

Email, téléphone, site web (pour questions ou litiges).

4. Logo et charte graphique

Renforce l'image de marque (mais pas obligatoire légalement).

5. Ligne de remerciement

"Merci pour votre confiance" (optionnel mais apprécié).

Cas particuliers : factures à l'étranger

Facture à un client UE (hors Suisse)

TVA : 0% (export de services)
Mention obligatoire : "TVA non applicable — Livraison intracommunautaire"

Important : client doit vous fournir son n° de TVA UE (vérifiable sur VIES).

Facture hors UE (USA, Asie, etc.)

TVA : 0% (export)
Mention : "TVA non applicable — Export de services hors UE"

Facture à un particulier suisse

Pas de différence avec une facture B2B, mêmes mentions obligatoires.

Sanctions en cas de non-conformité

Amendes TVA

• Facture sans numéro TVA (si assujetti) : jusqu'à 5'000 CHF
• Mentions manquantes : 1'000-3'000 CHF par facture
• TVA mal calculée : redressement + pénalités (10% du montant)

Refus de paiement par le client

Si la facture est non conforme, le client peut légalement refuser de payer jusqu'à correction.

Impossibilité de récupérer la TVA (pour le client)

Une facture mal rédigée empêche le client de déduire la TVA en charge.

Modèle de facture conforme ToBill

ToBill génère automatiquement des factures 100% conformes avec :

✅ Toutes les mentions légales obligatoires
✅ QR-facture Swiss QR Code
✅ Numéros séquentiels automatiques
✅ Calculs TVA précis (8.1%, 2.6%, 3.8%)
✅ Multi-devises (CHF, EUR, USD)
✅ Export PDF/A (archive légale 10 ans)

25-40 CHF/mois pour PME, gratuit illimité pour fiduciaires.

Checklist avant d'envoyer une facture

• Mot "Facture" visible
• Vos coordonnées complètes + IDE
• Coordonnées client complètes
• Numéro de facture unique
• Date d'émission
• Description détaillée par ligne
• Prix HT, TVA, TTC affichés
• Taux de TVA indiqué (8.1%, 2.6%, etc.)
• Numéro TVA (si assujetti)
• Délai de paiement clair
• IBAN ou QR-facture
• Relecture finale (montants corrects)

Avec ToBill : cette checklist est validée automatiquement à chaque facture.

Archivage légal (10 ans minimum)

Obligation légale : conserver toutes vos factures émises et reçues pendant 10 ans (art. 958f CO).

Format accepté :

• PDF/A (archivage long terme)
• Papier (mais risque de perte/détérioration)

ToBill : stockage cloud automatique, backup quotidien, conservation 10 ans incluse.

Conclusion

Les mentions légales obligatoires sur une facture suisse ne sont pas optionnelles. Une erreur peut coûter cher (amendes, paiements refusés, TVA non récupérable).

ToBill automatise 100% de la conformité :

• QR-facture conforme dès le premier jour
• Mentions légales pré-remplies
• Calculs TVA précis
• Archivage automatique 10 ans
• Clients illimités, factures illimitées dès 25 CHF/mois

Votre concurrent ? Modèles à remplir manuellement, risques d'oubli, pas de QR-facture auto.
ToBill ? 100% automatique, 0% de risque, conformité garantie.