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Rechnungsstellung für selbstständige Anwälte in der Schweiz: Honorare, MwSt und Vorschüsse

14 Min. Lesezeit
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Die Rechnungsstellung der anwaltlichen Tätigkeit in der Schweiz: eine juristische und buchhalterische Herausforderung

Die Rechnungsstellung eines selbstständigen Anwalts in der Schweiz unterliegt einer doppelten Regelung. Sie richtet sich nach dem allgemeinen Obligationenrecht (Art. 394 ff. OR zum Auftragsvertrag, Art. 957a OR zur Buchführung) sowie nach einem besonderen berufsrechtlichen Rahmen, der sich aus dem Bundesgesetz über die Freizügigkeit der Anwältinnen und Anwälte (BGFA) und den vom Schweizerischen Anwaltsverband (SAV/FSA) erlassenen Standesregeln ergibt. Eine Honorarnote auszustellen setzt daher voraus, nicht nur die Pflichtangaben einer Rechnung, sondern auch die ethischen Grenzen der Honorarbestimmung, die Regeln zu Vorschüssen und die kantonalen Anforderungen zu kennen, die jede Kanzlei betreffen.

Dieser Leitfaden richtet sich an selbstständige Anwältinnen und Anwälte, kleine Kanzleien und Berufseinsteiger, die ihre Rechnungsstellung konform, lesbar und vor einem Richter oder einer Aufsichtskammer vertretbar strukturieren möchten.

1. Besonderheiten des Schweizer Rechtsmarktes

Ein grundsätzlich kantonaler Markt

Die Schweizer Anwaltschaft ist kantonal organisiert. Jeder Kanton führt sein eigenes Anwaltsregister und wendet sein eigenes Berufsgesetz an, auch wenn das BGFA die Freizügigkeit im gesamten Hoheitsgebiet garantiert. Dies hat unmittelbare Auswirkungen auf die Rechnungsstellung:

  • Die offiziellen Tarife (unentgeltliche Rechtspflege, amtliche Verteidigung) werden kantonal festgesetzt und variieren erheblich.
  • Die Regeln zu Erfolgshonoraren können sich von einer kantonalen Anwaltskammer zur anderen unterscheiden.
  • Die Rechtsform der Kanzlei (Anwalts-AG, GmbH) richtet sich nach der kantonalen Registrierungsgesetzgebung.

Durchschnittliche Stundensätze nach Kanton

Zur Orientierung folgen die üblicherweise beobachteten Bandbreiten für eine in eigener Kanzlei tätige, patentierte Anwältin oder einen Anwalt (interne Sätze in grossen internationalen Kanzleien in Zürich oder Genf können diese Obergrenzen deutlich übersteigen):

Kanton Stundensatz (CHF exkl. MwSt) Bemerkung
Genf 300 – 600 Dichter Markt, starke internationale Präsenz
Waadt 250 – 500 Medianpreis um CHF 350/h
Zürich 300 – 600 Starke Segmentierung nach Rechtsgebiet
Bern 240 – 450 Gedämpftere Sätze ausserhalb des Wirtschaftsrechts
Wallis / Freiburg 220 – 400 Lokaler Markt, ortsnahe Streitigkeiten
Tessin 250 – 450 Einfluss von Banken- und Steuerrecht
Basel-Stadt 280 – 550 Pharma, Wirtschaftsrecht

Diese Bandbreiten beziehen sich auf die herkömmliche private Anwaltspraxis. Die unentgeltliche Rechtspflege und das amtliche Mandat unterliegen eigenen Tarifen, die weiter unten behandelt werden.

Patentierte Anwälte und Anwaltspraktikanten

Die Unterscheidung zwischen patentierter Anwältin (im kantonalen Register eingetragen, zur Prozessvertretung berechtigt) und Anwaltspraktikant hat unmittelbare Auswirkungen auf die Rechnungsstellung. Der Stundensatz eines Praktikanten liegt in der Regel zwischen CHF 150 und CHF 250/h, je nach Kanton und Kanzlei. Die Honorarnote muss klar ausweisen, wer die Leistungen erbracht hat, insbesondere um die Aufteilung der Stunden im Rahmen eines Taxationsverfahrens zu rechtfertigen.

Standesregeln (BGFA und SAV)

Art. 12 BGFA verpflichtet die Anwältin, ihren Beruf sorgfältig und gewissenhaft auszuüben, jeden Interessenkonflikt zu vermeiden und transparent über Honorare zu kommunizieren. Der Schweizerische Standeskodex des SAV präzisiert insbesondere, dass die Anwältin den Mandanten zu Beginn des Mandats über die Honorarberechnung informieren muss und dass die Schlussnote es dem Mandanten ermöglichen muss, die geleistete Arbeit nachzuvollziehen.

2. Mögliche Rechtsformen

Die Wahl der Ausübungsform bestimmt die Art der Rechnungsstellung, die Haftung und die anwendbare Besteuerung.

Die Einzelkanzlei (Einzelfirma)

Dies ist die historische Form der Berufsausübung. Die im kantonalen Register eingetragene Anwältin übt in ihrem eigenen Namen aus, unter unbeschränkter persönlicher Haftung. Die Rechnungsstellung erfolgt im Namen der Anwältin, mit ihrer UID und gegebenenfalls ihrer MwSt-Nummer. Zur Wahl der Rechtsform siehe unsere vergleichende Analyse Einzelfirma oder GmbH in der Schweiz.

Die Bürogemeinschaft

Mehrere Anwälte, von denen jede bzw. jeder als Einzelfirma tätig ist, teilen sich Räumlichkeiten, Personal und manchmal Briefpapier. Die Rechnungsstellung bleibt individuell: Jede Anwältin stellt ihre eigenen Honorarnoten aus und führt ihre eigene Buchhaltung. Diese Form vermeidet die Gründung einer juristischen Person und ermöglicht gleichzeitig Skaleneffekte.

Die Anwalts-AG oder -GmbH

Seit dem Bundesgerichtsentscheid 138 II 440 (2012) und den darauf folgenden kantonalen Anpassungen ist die Ausübung in Form einer Kapitalgesellschaft weitgehend zulässig, sofern:

  • die Mehrheitsgesellschafter eingetragene Anwälte sind;
  • die berufliche Unabhängigkeit durch die Statuten gewährleistet ist;
  • die Haftpflicht durch eine konforme Versicherung abgedeckt ist.

Die Rechnungsstellung erfolgt dann im Namen der Gesellschaft (AG oder GmbH) mit eigener UID. Die Haftungsbeschränkung entbindet die Anwältin jedoch nicht von ihrer persönlichen disziplinarischen Verantwortung gemäss BGFA.

3. Abrechnungsarten der Anwältin

Der Stundensatz

Dies ist die vorherrschende Abrechnungsart. Der Satz wird im Mandatsschreiben vereinbart, idealerweise differenziert nach Mitarbeiter (Partner, Associate, Praktikant). Das Time Sheet ist präzise zu führen, in Einheiten von 6 Minuten (einem Zehntel einer Stunde) oder 15 Minuten, je nach Kanzleipraxis. Beispiel einer Auflistung auf einer Honorarnote:

Datum Leistung Dauer Satz Betrag (exkl. MwSt)
12.03.2026 Aktenstudium und Rechtsprechung 2,4 h CHF 420 CHF 1'008
14.03.2026 Redaktion Schlichtungsgesuch 3,1 h CHF 420 CHF 1'302
18.03.2026 Schlichtungsverhandlung (Arbeitsgericht) 1,8 h CHF 420 CHF 756
22.03.2026 Korrespondenz mit Gegenpartei 0,6 h CHF 420 CHF 252
Total 7,9 h CHF 3'318 exkl. MwSt

Die Pauschale pro Dossier

Die Pauschale eignet sich für Mandate, deren Umfang absehbar ist: Gründung einer GmbH, einvernehmliche Scheidungskonvention, Überprüfung eines Arbeitsvertrags, unbestrittene Erbschaft. Der Betrag wird im Voraus festgelegt und deckt einen definierten Leistungsumfang ab. Jede Leistung ausserhalb des Umfangs ist Gegenstand eines schriftlichen Nachtrags.

Das Erfolgshonorar (pactum de palmario)

Die Schweiz lässt Erfolgshonorare unter strengen Bedingungen zu. Die Rechtsprechung des Bundesgerichts (BGE 135 III 259 und folgende) anerkennt einen erfolgsabhängigen Zuschlag (pactum de palmario), sofern:

  • ein Grundhonorar, das die Kosten und ein angemessenes Einkommen deckt, unabhängig vom Ausgang vorgesehen ist;
  • das reine quota litis (Honorar nur im Erfolgsfall) verboten bleibt (Art. 12 lit. e BGFA);
  • die Vereinbarung schriftlich ist, vor Beginn des Mandats unterzeichnet und für den Mandanten verständlich ist.

Zulässiges Beispiel: CHF 300/h + 10 % des über CHF 50'000 erzielten Betrags. Unzulässiges Beispiel: "nichts bei Niederlage, 30 % bei Sieg".

Das Beratungsabonnement (Retainer)

Für eine Unternehmenskundschaft ermöglicht das Abonnement, ein monatliches Stundenvolumen zu reservieren (z. B. 10 Stunden zu CHF 380/h, d. h. CHF 3'800 exkl. MwSt pro Monat) zu einem Vorzugstarif. Nicht genutzte Stunden verfallen oder werden je nach Vereinbarung übertragen. Dieses Modell bietet finanzielle Planbarkeit, die CFOs schätzen, und stabilisiert die Liquidität der Kanzlei. Die Regelmässigkeit erleichtert auch die MwSt-Abrechnung: siehe unseren praktischen Leitfaden zur Schweizer MwSt-Abrechnung.

Die prozentuale Abrechnung

In bestimmten Bereichen (Erbteilungen, Liquidation güterrechtlicher Ansprüche, Immobilienverkäufe) lässt die kantonale Praxis eine auf dem Streitwert oder dem übertragenen Vermögen berechnete Vergütung zu. Der Genfer Amtstarif beispielsweise sieht eine degressive Skala für Erbliquidationen vor. Der Rückgriff auf diese Abrechnungsart erfordert eine klare Information des Mandanten und eine schriftliche Vereinbarung.

4. Vorschüsse und Kostenvorschüsse

Das Vorschussgesuch zu Beginn

Die Anwältin ist berechtigt (und in der Praxis verpflichtet), zu Beginn des Mandats einen Vorschuss zu verlangen. Dieser Vorschuss deckt die anstehende Arbeit und die voraussehbaren Kosten (Gerichtsgebühren, Gutachten, Übersetzungen) ab. Er wird in der Kanzleibuchhaltung dem Mandanten gutgeschrieben und kann nicht als Ertrag betrachtet werden, solange er nicht fakturiert ist.

Typisches Beispiel: Bei einem Vertragsstreit mit voraussichtlichen Honoraren von CHF 15'000 wird ein Anfangsvorschuss von CHF 5'000 gegen Quittung verlangt, zahlbar innert 10 Tagen.

Die Zwischenabrechnung

Bei langen Mandaten ermöglichen Zwischennoten (monatlich oder quartalsweise) die Sicherstellung der Liquidität und die rasche Erkennung von Zahlungsschwierigkeiten. Jede Zwischennote detailliert die im Zeitraum erbrachten Leistungen und verrechnet den verfügbaren Vorschussrest.

Die Schlussabrechnung

Bei Abschluss des Dossiers wird eine Schlussabrechnung erstellt:

  1. Total der erbrachten Leistungen (Stunden, Pauschalen, Erfolgshonorare).
  2. Auslagen und Kosten (Gerichtsgebühren, beglaubigte Kopien, Reisen).
  3. Anwendbare MwSt.
  4. Anrechnung der bereits bezahlten Vorschüsse.
  5. Saldo zur Zahlung oder zur Rückerstattung.

Diese Abrechnung muss hinreichend detailliert sein, um gegebenenfalls ein Moderations- oder Taxationsverfahren vor der zuständigen kantonalen Behörde zu ermöglichen.

5. Amtliche Tarife, vertragliche Honorare und Vertragsfreiheit

Kein zwingender fester Tarif

Bei vertraglich vereinbarten Honoraren gilt in der Schweiz Vertragsfreiheit. Es gibt keine zwingende Gebührenordnung: Anwältin und Mandant vereinbaren den Satz frei, in den Grenzen von Treu und Glauben (Art. 2 ZGB) und des Schutzes vor übermässiger Bindung (Art. 21 OR zur Übervorteilung).

Die amtlichen Tarife

Die amtlichen Tarife gelten in zwei Hauptfällen:

  • Unentgeltliche Rechtspflege: Der Kanton übernimmt die Honorare einer für eine mittellose Person bestimmten Anwältin. Die Stundensätze sind stark reduziert.
  • Amtliche Verteidigung im Strafverfahren: Bestellung durch die Behörde zur Unterstützung einer beschuldigten Person.

Die vertraglichen SAV-Tarife

Der SAV veröffentlicht keinen verbindlichen Tarif, verbreitet aber Empfehlungen und Usanzen. Bestimmte kantonale Anwaltsverbände (Genf, Waadt) veröffentlichen Richttabellen, die als Massstab bei Taxationsverfahren dienen. Diese Tarife binden die Anwältin nicht, können aber die Berechnung eines Richters im Fall einer Moderation begründen.

6. MwSt bei Anwälten

Anwendbarer Satz

Seit dem 1. Januar 2024 beträgt der Normalsatz der MwSt in der Schweiz 8,1 %. Juristische Leistungen unterliegen ihm vollständig. Für eine allgemeine Vertiefung siehe unseren MwSt-Leitfaden Schweiz für Selbstständige.

Steuerpflichtgrenze

Die obligatorische Steuerpflicht setzt ab CHF 100'000 steuerpflichtigem Jahresumsatz ein (Art. 10 MWSTG). Unterhalb dieser Grenze kann die Anwältin die freiwillige Unterstellung wählen, wenn dies vorteilhaft ist (Rückforderung der Vorsteuer auf ihre Kanzleikosten).

Befreite Leistungen

Bestimmte Tätigkeiten sind nicht steuerbar: Die Rolle als Schiedsrichterin in einem Schiedsverfahren kann je nach Konstellation von der Steuer ausgenommen sein, ebenso bestimmte Lehrtätigkeiten. Hingegen sind Rechtsberatung, Prozessvertretung und die Abfassung von Rechtsschriften in der Regel vollständig steuerpflichtig.

Kunden im Ausland

Leistungen an Kunden mit Wohnsitz ausserhalb der Schweiz unterliegen grundsätzlich dem Empfängerortsprinzip (Art. 8 MWSTG). Sie sind im Prinzip von der Schweizer MwSt befreit, erfordern aber eine dokumentarische Nachvollziehbarkeit (Nachweise des ausländischen Domizils, Korrespondenz). Innerhalb der Europäischen Union verpflichtet das Reverse-Charge-Verfahren den geschäftlichen Kunden, die lokale MwSt selbst zu deklarieren. Zu den Deklarationsaspekten siehe unseren Leitfaden zur Schweizer MwSt-Abrechnung.

Zahlenbeispiel

Honorarnote an einen Schweizer Kunden, fakturierte Leistungen CHF 3'318 exkl. MwSt:

Position Betrag
Honorare exkl. MwSt CHF 3'318.00
Auslagen (Gerichtsgebühren, Kopien) CHF 142.00
Zwischensumme exkl. MwSt CHF 3'460.00
MwSt 8,1 % CHF 280.26
Total inkl. MwSt CHF 3'740.26

Identisch weiterverrechnete Auslagen (Gerichtsgebühren) können unter bestimmten Bedingungen ausserhalb des MwSt-Bereichs behandelt werden. Es empfiehlt sich, diese auf der Note klar abzugrenzen.

7. Unentgeltliche Rechtspflege: amtliche Tarife und Verfahren

Funktionsweise

Die unentgeltliche Rechtspflege ist in den eidgenössischen Verfahrensordnungen vorgesehen (Art. 117 ZPO, Art. 132 StPO) und wird durch die kantonale Gesetzgebung ergänzt. Sie ermöglicht einer Person mit bescheidener finanzieller Lage, kostenlos von der Unterstützung einer Anwältin zu profitieren.

Reduzierter Stundensatz

Der Stundensatz der amtlichen Anwältin liegt je nach Kanton in der Regel zwischen CHF 180 und CHF 220/h, mit erheblichen Schwankungen. Genf wendet in der Praxis CHF 200/h an; Waadt bewegt sich in derselben Bandbreite. Dieser Satz deckt sämtliche Leistungen, einschliesslich der Wegzeiten, mit einigen Ausnahmen.

Antragsverfahren

Das Gesuch wird vom Mandanten (oder von der Anwältin für ihn) bei der angerufenen Justizbehörde eingereicht. Der Bewilligungsentscheid legt den finanziellen Rahmen und die bestellte Vertreterin fest.

Zahlung und Rückforderung

Der Staat bezahlt die Honorare gemäss der bei Abschluss des Dossiers taxierten Note. Die begünstigte Person bleibt grundsätzlich Schuldnerin gegenüber dem Staat: Verbessert sich ihre finanzielle Situation, kann der Staat die geleisteten Beträge zurückfordern (kantonale Frist, zum Teil 10 Jahre).

8. Mahnwesen und Inkasso

Zahlungsfrist und konforme Rechnung

Die übliche Zahlungsfrist im Beruf beträgt 30 Tage ab Erhalt der Note. Die Honorarnote muss den allgemeinen Anforderungen an eine Schweizer Rechnung entsprechen: siehe unseren Artikel zu den Pflichtangaben einer Schweizer Rechnung und den Leitfaden zur QR-Rechnung.

Professionelle Mahnungen

Der Ton der Mahnungen spiegelt den Berufsstand wider: Höflichkeit, Bestimmtheit, Nachvollziehbarkeit. Eine erste freundliche Mahnung bei 15 Tagen Verzug, eine zweite bei 30 Tagen mit Hinweis auf Verzugszinsen (5 % p. a., Art. 104 OR, sofern nichts anderes vereinbart), und eine schriftliche Inverzugsetzung bei 45-60 Tagen vor jeder Betreibung. Für einen allgemeineren Rahmen siehe unseren Artikel zum Umgang mit Zahlungsverzug in der Schweiz.

Das Retentionsrecht der Anwältin

Die Anwältin verfügt über ein Retentionsrecht an den Akten und den für den Mandanten verwahrten Geldern (Art. 895 ZGB und Rechtsprechung des Bundesgerichts), solange ihre Honorare nicht beglichen sind. Dieses Recht ist mit Augenmass auszuüben: Art. 12 BGFA gebietet, die Interessen des Mandanten nicht zu beeinträchtigen, und die Retention darf weder ein laufendes Verfahren noch eine Verwirkungsfrist gefährden.

Die SchKG-Betreibung

Bei anhaltendem Zahlungsausstand steht das Betreibungs- und Konkursverfahren (SchKG) offen. Ein Betreibungsbegehren wird beim Betreibungsamt am Wohnsitz des Schuldners gestellt. Das Verfahren folgt den üblichen Schritten (Zahlungsbefehl, allfälliger Rechtsvorschlag, Rechtsöffnung, Fortsetzung der Betreibung). Für einen Überblick siehe unseren Artikel zu Betreibungen und Mahnungen in der Schweiz.

Moderationsverfahren

Wenn der Mandant den fakturierten Betrag beanstandet, sehen die meisten Kantone ein Moderationsverfahren vor einer Taxationskommission vor (z. B. die Honorartaxationskommission in Genf), die über die Angemessenheit der Honorare entscheidet. Der Entscheid kann angefochten werden.

9. Rechnungsstellungs-Tools für Anwälte

Die Honorarnote einer Anwältin vereint mehrere Anforderungen: detailliertes Time Sheet, Vorschussverwaltung, MwSt, QR-Rechnung, Zahlungsüberwachung und 10-jährige Aufbewahrung (Art. 958f OR). Die verfügbaren Optionen:

  • Spezialisierte Kanzleisoftware (Winjur, Legal Tracker, Keyhouse, AnwaltsManager): umfassend, aber teuer, oft überdimensioniert für eine Solokanzlei.
  • Allgemeine Rechnungslösungen, angepasst an den Schweizer Markt: Tobill ermöglicht das Ausstellen konformer Honorarnoten mit QR-Rechnung, die Verwaltung der 8,1 % MwSt, die Verfolgung von Vorschüssen und das automatische Mahnen offener Rechnungen.
  • Buchhaltungssuiten (Bexio, Banana) in Kombination mit einem externen Time Sheet.

Das richtige Werkzeug ist jenes, das eine zuverlässige Zeiterfassung, die Erstellung einer detaillierten Honorarnote in wenigen Klicks und die von Art. 70 MWSTG verlangte Prüfspur ermöglicht.

10. Verträge und Mandatsschreiben

Vor jeder Rechnungsstellung ist das Mandatsschreiben das zentrale Dokument. Es legt den Auftrag, den Tarif, die Vorschussmodalitäten, die Kündigungsmodalitäten und die Vertraulichkeit fest. Für eine Erinnerung an die guten vertraglichen Praktiken für Selbstständige siehe unsere Empfehlungen zu Verträgen und Rechtsdokumenten für Schweizer Freelancer.

FAQ — Rechnungsstellung der selbstständigen Anwältin in der Schweiz

Muss eine Anwältin zwingend eine QR-Rechnung ausstellen?

Seit dem 1. Oktober 2022 werden die roten und orangen Einzahlungsscheine nicht mehr akzeptiert. Jede Rechnung, die mit einem vorgedruckten Zahlungsmittel versandt wird, muss die QR-Rechnung verwenden. Bei einer Honorarnote, die per freien Überweisung bezahlt wird, bleibt die QR-Rechnung dringend empfohlen, um Referenzfehler zu vermeiden.

Ist die quota litis in der Schweiz zulässig?

Nein. Art. 12 lit. e BGFA verbietet die Vereinbarung, durch welche die Anwältin im Misserfolgsfall auf jedes Honorar verzichtet und im Erfolgsfall einen Anteil am Ergebnis erhält. Nur das pactum de palmario (Grundhonorar + Erfolgszuschlag) ist unter strengen Bedingungen zulässig.

Welcher MwSt-Satz gilt für Anwaltshonorare?

Der Normalsatz von 8,1 % (in Kraft seit 1. Januar 2024) gilt für sämtliche Honorare und für die meisten Auslagen. Reine identisch weiterverrechnete Auslagen (Gerichtsgebühren) können unter Dokumentationsanforderungen ausserhalb des MwSt-Bereichs behandelt werden.

Ab welchem Umsatz muss ich mich für die MwSt registrieren?

Die obligatorische Steuerpflicht setzt ab CHF 100'000 steuerpflichtigem Jahresumsatz ein (Art. 10 MWSTG). Unterhalb dieser Grenze kann die freiwillige Registrierung vorteilhaft sein, wenn Sie hohe Vorsteuern tragen (Mieten, Lizenzen, Lieferanten).

Kann ein Anwaltspraktikant direkt Rechnung stellen?

Nein. In der Praxis arbeitet der Praktikant unter der Verantwortung des Ausbildners. Die Rechnungsstellung erfolgt durch die patentierte Anwältin oder die Kanzlei, wobei die Stunden des Praktikanten zu einem eigenen Satz ausgewiesen werden.

Wie sind nicht verbrauchte Vorschüsse zu behandeln?

Erhaltene Vorschüsse sind kein Ertrag, solange sie nicht fakturiert sind. Sie müssen in der Bilanz als Verbindlichkeit gegenüber dem Mandanten erscheinen. Bei Abschluss des Dossiers wird der nicht verbrauchte Saldo dem Mandanten zurückerstattet oder mit seiner schriftlichen Zustimmung auf ein anderes Geschäft angerechnet.

Welche Frist gilt für die Anfechtung einer Honorarnote?

Die Frist variiert je nach Kanton. In Genf und Waadt verjährt das Moderationsverfahren in der Regel innert Jahresfrist ab Erhalt der Note. Die Sorgfalt gebietet, die Schlussnote bei Abschluss des Dossiers zügig auszustellen und den Nachweis ihrer Zustellung aufzubewahren.

Kann eine Honorarnote an ein Inkassounternehmen abgetreten werden?

Technisch ja, aber die Abtretung wirft Fragen des Berufsgeheimnisses auf (Art. 13 BGFA). Eine vollständige Übertragung des Dossiers an einen Dritten ist zu vermeiden; die Abtretung der blossen Geldforderung ohne Weitergabe vom Berufsgeheimnis erfasster Informationen ist dagegen unter Vorbehalten zulässig.

Nützliche Referenzen

Eine sorgfältige Rechnungsstellung schützt die Kanzlei, den Mandanten und das Mandatsverhältnis. Sie wird vom Mandatsschreiben an vorbereitet, täglich über das Time Sheet geführt und mit einer detaillierten Schlussabrechnung beendet, die bei Bedarf vor einem Richter verteidigt werden kann.

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