Offerte Vorlage Schweiz herunterladen
Eine ausfüllbare Vorlage, um eine Offerte nach Schweizer Praxis zu erstellen — als Word- oder Excel-Datei: vollständige Adressen, Gültigkeitsdauer, detaillierte Positionen und MWST zum Normalsatz von 8.1 %. Eine saubere Offerte erspart Rückfragen und wird nach der Annahme zur schriftlichen Grundlage des Auftrags.
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Beide Dateien haben denselben Aufbau: sechs Positionszeilen, einen Totalblock, eine Gültigkeitsdauer und den Hinweis, dass eine Offerte erst nach Annahme verbindlich wird. Wählen Sie Word zum Schreiben von Hand und Excel, wenn die Tabelle die Positionen addieren soll.
Beispiel einer Offerte — Vorschau der Vorlage
So ist die heruntergeladene Datei aufgebaut, hier mit einem Renovationsbeispiel ausgefüllt. Die grau hinterlegten Felder ergänzen Sie selbst.
Ihre Angaben
Parkett Nicolet GmbH
Industriestrasse 8
8600 Dübendorf
UID-Nummer: CHE-123.456.789
MWST-Nummer: CHE-123.456.789 MWST
OFFERTE
Offertnummer
2026-042
Kunde
Frau Claire Bovet
Seefeldstrasse 21
8008 Zürich
- Datum
- 12.03.2026
- Gültig bis
- 30 Tage
- Referenz
- Wohnzimmer und Korridor
| Bezeichnung | Menge | Einzelpreis | Total |
|---|---|---|---|
| Parkett abschleifen und instand setzen (m²) | 45 | 38.00 | 1'710.00 |
| Versiegelung, 2 Schichten (m²) | 45 | 22.00 | 990.00 |
| Anfahrt und Möbelschutz | 1 | 300.00 | 300.00 |
| … | |||
- Total exkl. MWST
- 3'000.00
- MWST 8.1 %
- 243.00
- Total inkl. MWST (CHF)
- 3'243.00
Eine Offerte ist keine Rechnung: sie wird erst nach schriftlicher Annahme durch den Kunden verbindlich. Geben Sie immer eine Gültigkeitsdauer und die Zahlungsbedingungen an.
Was in eine Schweizer Offerte gehört
Für eine Offerte gelten nicht dieselben Formvorschriften wie für eine Rechnung. Über ihren Wert entscheiden aber drei Angaben: die Gültigkeitsdauer, der Hinweis auf die Unverbindlichkeit vor schriftlicher Annahme und die Zahlungsbedingungen. Alles Weitere stärkt Ihre Glaubwürdigkeit und beugt Missverständnissen vor.
- Gültigkeitsdauer
- Halten Sie fest, wie lange Ihre Preise gelten — üblich sind 30 Tage. Danach sind Sie an den genannten Betrag nicht mehr gebunden, was Sie gegen steigende Materialpreise und ein volles Auftragsbuch absichert.
- Unverbindlich vor schriftlicher Annahme
- Schreiben Sie ausdrücklich, dass es sich um ein Angebot handelt und dieses erst nach schriftlicher Annahme durch den Kunden verbindlich wird — per Unterschrift oder per E-Mail. Genau dieser Satz unterscheidet eine Offerte von einer festen Zusage.
- Zahlungsbedingungen
- Zahlungsfrist, allfällige Anzahlung bei Auftragserteilung, Teilzahlungen bei grösseren Arbeiten und gegebenenfalls Verzugszins. Mit der Offerte angenommen, gelten diese Bedingungen anschliessend auch für die Rechnung.
- Name und Adresse beider Parteien
- Ihre Firma mit vollständiger Adresse und ebenso jene des Kunden. Richtet sich die Offerte an eine juristische Person, muss die genaue Firmenbezeichnung des Empfängers erscheinen.
- Detaillierte Beschreibung der Leistungen
- Eine Zeile pro Position, mit Menge und Einzelpreis. Erst diese Aufschlüsselung macht Ihre Offerte mit derjenigen eines Mitbewerbers vergleichbar und begrenzt spätere Diskussionen über den Leistungsumfang.
- Betrag und MWST-Satz
- Bei MWST-Pflicht weisen Sie das Total exklusive Steuer, die MWST zum anwendbaren Satz — 2026 der Normalsatz von 8.1 % — und das Total inklusive Steuer aus. Andernfalls nennen Sie nur einen Betrag, ohne jede MWST-Angabe.
- Was nicht enthalten ist
- Anfahrt, Entsorgung, unvorhergesehene Arbeiten, separat kalkulierte Optionen. Ausschlüsse offen zu benennen ist deutlich besser, als sie auf der Schlussrechnung entdecken zu lassen.
Von der Offerte zur Rechnung
Ist die Offerte angenommen, übernehmen Sie deren Inhalt unverändert in die Rechnung: dieselben Positionen, dieselben Beträge, mit Verweis auf die Offertnummer. Jede zusätzliche Leistung braucht einen schriftlichen Nachtrag oder eine neue Offerte — nie eine stillschweigende Zusatzzeile auf der Schlussrechnung.
Offerte in 4 Schritten erstellen
Rechnen Sie mit rund fünfzehn Minuten für die erste Offerte und deutlich weniger für jede weitere, sobald Sie die Datei als Grundlage gespeichert haben.
- 1Kopfbereich ausfüllenTragen Sie im Block « Ihre Angaben » Firma, Adresse und — bei MWST-Pflicht — UID- und MWST-Nummer ein. Speichern Sie die Datei unter einem allgemeinen Namen: Dieser Kopfbereich ändert sich nicht mehr.
- 2Kunde, Datum und Gültigkeit erfassenErfassen Sie die vollständige Kundenadresse, das Datum und die Gültigkeitsdauer — in der Vorlage 30 Tage. Vergeben Sie eine eindeutige Offertnummer: Auf sie verweisen Sie später in der Rechnung.
- 3Positionen aufschlüsselnEine Zeile pro Position, mit genauer Bezeichnung, Menge und Einzelpreis. Die Vorlage enthält sechs Zeilen; für weitere duplizieren Sie eine bestehende. Optionen, die der Kunde ablehnen kann, gehören auf eigene Zeilen.
- 4Bedingungen ergänzen und als PDF sendenBerechnen Sie das Total exklusive MWST, rechnen Sie bei MWST-Pflicht 8.1 % hinzu und ergänzen Sie den Fussbereich mit Zahlungsbedingungen und dem Hinweis auf die schriftliche Annahme. Versenden Sie die Offerte als PDF und holen Sie vor Arbeitsbeginn eine schriftliche Zusage ein.
Warum von der Word-Vorlage zur Offerte online wechseln
Eine Word- oder Excel-Datei endet mit dem Versand. Sie sagt Ihnen nicht, ob die Offerte geöffnet wurde, erinnert den Kunden nach zehn Tagen nicht und wird nicht per Klick zur Rechnung. Wer Auftrag um Auftrag abwickelt, vermisst genau diese Nachverfolgung.
- Die angenommene Offerte wird ohne erneutes Erfassen zur QR-Rechnung: dieselben Positionen, derselbe Kunde, fortlaufende Nummerierung.
- Sie sehen den Status jeder Offerte — versendet, angenommen, abgelaufen — statt im Postfach zu suchen.
- Vorlagen, Kunden und Leistungen sind ein für alle Mal hinterlegt, wodurch die nächste Offerte in wenigen Minuten steht.
To Bill kostet 30 CHF pro Monat oder 300 CHF pro Jahr, alles unbegrenzt, mit 7 Tagen Gratistest.
FAQ
Ist eine Offerte in der Schweiz verbindlich?
Solange der Kunde sie nicht angenommen hat, bleibt eine Offerte ein Angebot. Verbindlich wird sie mit der Annahme, idealerweise schriftlich: durch Unterschrift oder Bestätigungsmail. Deshalb enthält die Vorlage ausdrücklich den Hinweis auf die Unverbindlichkeit vor schriftlicher Annahme sowie eine Gültigkeitsdauer, nach deren Ablauf Ihre Preise nicht mehr gelten.
Welche Gültigkeitsdauer soll ich angeben?
Dreissig Tage sind am gebräuchlichsten und so in der Vorlage hinterlegt. Verkürzen Sie die Frist, wenn sich Ihre Materialpreise rasch bewegen; verlängern Sie sie bei Projekten, deren Freigabe beim Kunden mehrere Instanzen durchläuft.
Darf ich einen anderen Betrag als in der Offerte in Rechnung stellen?
Nur wenn der Kunde der Änderung vor der Ausführung schriftlich zugestimmt hat. Jede Mehrleistung braucht einen Nachtrag oder eine neue Offerte. Eine Rechnung, die ohne vorgängige Absprache über die angenommene Offerte hinausgeht, ist die häufigste Ursache für Streitfälle bei kleineren Aufträgen.
Muss die MWST auf der Offerte stehen?
Bei MWST-Pflicht ja: Weisen Sie den Betrag exklusive Steuer, den angewandten Satz und das Total inklusive Steuer aus, damit der Kunde genau weiss, was er bezahlt. Ohne MWST-Pflicht nennen Sie weder Satz noch Steuerbetrag, sondern nur einen Betrag.
Funktioniert die Vorlage ohne Microsoft Office?
Ja. Die .docx-Datei öffnet sich in LibreOffice Writer, Pages und Google Docs, die .xlsx-Datei in LibreOffice Calc, Numbers und Google Sheets. Die Formatierung kann leicht abweichen, der Aufbau bleibt identisch.