Vereinfachte Rechnungsstellung für Selbstständige in der Schweiz
Sie sind selbstständig in der Schweiz und die Rechnungsstellung kostet Sie wertvolle Zeit? Konforme Rechnungen erstellen, Zahlungen verfolgen, Mahnungen versenden, Mehrwertsteuer verwalten – administrative Aufgaben, die Sie von Ihrem Kerngeschäft ablenken.
ToBill ist die 100 % Schweizer Rechnungssoftware, die das Leben von Freelancern, Beratern, Handwerkern und Selbstständigen vereinfacht. Von Ihrer ersten QR-Rechnung bis zum Buchhaltungsexport für Ihren Treuhänder – alles ist darauf ausgelegt, dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihre Arbeit.
Rechnungsanforderungen für Selbstständige
In der Schweiz müssen Rechnungen von Selbstständigen mehrere Regeln einhalten, um rechtsgültig und von der Steuerverwaltung akzeptiert zu werden. Hier die wichtigsten Punkte:
Pflichtangaben
Jede Rechnung muss den Namen und die Adresse des Ausstellers, den Namen und die Adresse des Empfängers, das Ausstellungsdatum, eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer, eine detaillierte Beschreibung der Leistungen oder Produkte, den Nettobetrag, den MWST-Satz und -Betrag (falls registriert) sowie den Bruttobetrag enthalten. ToBill füllt all diese Angaben automatisch für Sie aus.
QR-Rechnung obligatorisch
Seit dem 30. September 2022 wurde der klassische Einzahlungsschein (ESR) durch die QR-Rechnung ersetzt. Dieser neue Standard ist für alle Schweizer Rechnungen obligatorisch. Die QR-Rechnung enthält einen QR-Code mit allen Zahlungsinformationen, sodass Ihre Kunden mit einem Scan über ihre Banking-App bezahlen können. ToBill erstellt nativ konforme QR-Rechnungen in wenigen Klicks.
MWST und UID-Nummer
Wenn Ihr Jahresumsatz CHF 100’000 übersteigt, sind Sie mehrwertsteuerpflichtig und müssen Ihre UID-Nummer (CHE-xxx.xxx.xxx) sowie den geltenden MWST-Satz auf jeder Rechnung angeben. Auch unter diesem Schwellenwert kann eine freiwillige Registrierung vorteilhaft sein, um die MWST auf Ihren Geschäftseinkäufen zurückzufordern.
Fortlaufende Nummerierung
Die Steuerverwaltung verlangt eine lückenlose, fortlaufende Nummerierung Ihrer Rechnungen. ToBill verwaltet dies automatisch mit einem anpassbaren Präfix (z. B. RE-2025-001, RE-2025-002) und gewährleistet so die Konformität Ihrer Buchhaltung.
Wie ToBill Ihre Rechnungsstellung vereinfacht
ToBill wurde für Schweizer Selbstständige entwickelt, die möglichst wenig Zeit für Administration aufwenden möchten. So funktioniert es:
Schritt 1 – Rechnung in 2 Minuten erstellen
Geben Sie Ihren Kunden ein (oder wählen Sie ihn aus Ihrem Adressbuch) und fügen Sie die Leistungspositionen hinzu. ToBill generiert automatisch eine konforme QR-Rechnung mit allen Pflichtangaben. Passen Sie das Design mit Ihrem Logo und Ihren Farben an, wählen Sie die Währung (CHF, EUR, USD…) und legen Sie Zahlungsbedingungen fest.
Schritt 2 – Offerten in Rechnungen umwandeln
Senden Sie professionelle Offerten direkt aus ToBill an Ihre Interessenten. Wird eine Offerte angenommen, wandeln Sie sie mit einem Klick in eine Rechnung um – ohne Daten erneut einzugeben. Die Statusverfolgung (gesendet, geöffnet, akzeptiert, abgelehnt) gibt Ihnen volle Transparenz über Ihre Verkaufspipeline.
Schritt 3 – Automatische Mahnungen
Zahlungsverzögerungen sind der Alptraum jedes Selbstständigen. ToBill sendet automatisch personalisierte Erinnerungen an Ihre Kunden nach einem von Ihnen definierten Zeitplan (z. B. 7, 14 und 30 Tage nach Fälligkeit). Ergebnis: Ihre Kunden zahlen schneller, und Sie müssen sich nicht mehr darum kümmern.
Schritt 4 – Zahlungsverfolgung in Echtzeit
Überwachen Sie alle Ihre Rechnungen über ein übersichtliches Dashboard. ToBill zeigt Ihnen in Echtzeit an, welche Rechnungen ausstehend, bezahlt oder überfällig sind. Sie sehen auch, ob Ihr Kunde die E-Mail geöffnet und die Rechnung eingesehen hat – ideal, um zu wissen, wann Sie nachfassen sollten.
Intelligente Spesenverwaltung
Rechnungsstellung bedeutet nicht nur Rechnungen versenden. Als Selbstständiger müssen Sie auch Ihre Geschäftsausgaben verfolgen, um Ihre Steuern zu optimieren und Ihrem Treuhänder klare Unterlagen zu liefern.
KI-Belegscan (OCR)
Fotografieren Sie Ihre Kassenbelege, Lieferantenrechnungen oder Zahlungsbelege mit Ihrem Smartphone. Die künstliche Intelligenz von ToBill extrahiert automatisch Betrag, Datum, Lieferant und Ausgabenkategorie. Manuelle Dateneingabe gehört der Vergangenheit an.
Automatische Kategorisierung
ToBill kategorisiert Ihre Ausgaben automatisch (Material, Reisen, Geschäftsessen, Abonnements…). Behalten Sie den Überblick über Ihre Kostenverteilung und passen Sie Ihr Budget entsprechend an.
Treuhänder-Export mit einem Klick
Am Ende jedes Monats oder Quartals exportieren Sie alle Rechnungen und Ausgaben in einem Format, das mit den gängigsten Buchhaltungsprogrammen der Schweiz kompatibel ist. Ihr Treuhänder erhält eine vollständige, strukturierte Datei – ohne unnötiges Hin und Her.
Angepasst an Ihre Rechtsform
Ob Sie als Einzelunternehmen tätig sind oder eine GmbH gegründet haben – ToBill passt sich Ihrer Situation an:
Einzelunternehmen
Die häufigste Rechtsform für Selbstständige in der Schweiz. Sie fakturieren unter Ihrem eigenen Namen mit Ihrer Adresse und gegebenenfalls Ihrer UID-Nummer. ToBill handhabt die Einfachheit dieser Struktur und bietet Ihnen gleichzeitig professionelle Werkzeuge.
Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
Wenn Sie Ihre Tätigkeit als GmbH strukturiert haben, verwaltet ToBill die buchhalterischen Besonderheiten (MWST, doppelte Unterschrift, Treuhänder-Export). Sie profitieren ausserdem von der Mehrbenutzerverwaltung für die Zusammenarbeit mit Ihren Partnern.
Sie sind unsicher, ob Einzelunternehmen oder GmbH? Lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden. Einzelunternehmen vs. GmbH: Wie entscheiden?
Sie denken darüber nach, sich selbstständig zu machen? Unser Leitfaden deckt alle Schritte ab. Vollständiger Leitfaden: Selbstständig werden in der Schweiz
MWST und Konformität
Die MWST-Verwaltung ist für Selbstständige oft eine Stressquelle. Soll man sich registrieren? Welcher Satz gilt? Wie deklarieren? ToBill integriert die Schweizer MWST direkt in Ihre Rechnungen: Stellen Sie Ihren Satz ein (8,1 % Normalsatz, 2,6 % reduzierter Satz oder 3,8 % Beherbergung) und die Software berechnet die Beträge automatisch. Am Ende jeder Periode erstellen Sie eine MWST-Übersicht für Ihre Deklaration.
Einfache, transparente Preise
ToBill kostet CHF 25 pro Monat, ohne Verpflichtung und ohne versteckte Kosten. Dieser einheitliche Preis umfasst unbegrenzte Rechnungen und Offerten, native QR-Rechnung, automatische Mahnungen, KI-Belegscan, Treuhänder-Export und Kundensupport auf Französisch, Deutsch und Englisch.
Über 100 Schweizer Selbstständige vertrauen ToBill
“Seit ich ToBill nutze, verbringe ich halb so viel Zeit mit meinen Rechnungen. Die QR-Rechnung wird automatisch erstellt und meine Kunden zahlen schneller.”
Marc R.
Selbstständiger Berater, Genf
“Die automatischen Mahnungen haben mir geholfen, Tausende Franken unbezahlter Rechnungen einzutreiben. Ich könnte nicht mehr darauf verzichten.”
Sophie L.
Freiberufliche Grafikdesignerin, Lausanne
“Mein Treuhänder liebt das Exportformat. Keine Ordner mit Belegen mehr – alles wird automatisch digitalisiert und kategorisiert.”
Antoine M.
Elektriker, Freiburg
Bereit, Ihre Rechnungsstellung zu vereinfachen?
Schliessen Sie sich den Schweizer Selbstständigen an, die sich für ToBill entschieden haben, um Zeit zu sparen und sich auf ihr Handwerk zu konzentrieren. Erstellen Sie Ihr Konto in 2 Minuten und testen Sie alle Funktionen 10 Tage lang kostenlos.