L'IA dans To Bill

En bref

Qui

Anthropic PBC, aux États-Unis, avec ses modèles Claude. Le modèle varie selon la fonction.

Quoi

Seulement ce dont la fonction a besoin. Les chiffres de vos livres et le Copilote partent sans IBAN, numéros AVS, e-mails, téléphones ni noms de personnes. Les salaires restent hors de l'IA, sauf si vous les autorisez. Un fichier que vous confiez à l'IA part tel quel.

Combien de temps

30 jours au plus chez Anthropic, puis suppression. Vos données ne servent jamais à entraîner ses modèles.

Comment couper

L'IA est activée par défaut. Un administrateur de votre entreprise la coupe à tout moment dans Paramètres › IA.

Pourquoi l'IA ?

Pour vous faire gagner du temps : lire un justificatif, proposer le bon compte, rapprocher une ligne bancaire, expliquer une anomalie, répondre à une question sur vos chiffres, préparer un import ou un brouillon de devis. L'IA propose, vous décidez. Une seule exception : le pilote automatique comptabilise seul un justificatif quand votre historique ou une de vos règles confirme la proposition. Vous pouvez annuler l'écriture, ou couper le pilote automatique.

Ce qui est envoyé

Toutes les aides IA dépendent d'un seul interrupteur, Paramètres › IA. Voici ce que chacune envoie.

Les aides qui travaillent sur vos livres

Imputation et catégorie des justificatifs, propositions pour les lignes bancaires, contrôle de nuit, explications des contrôles, relecture des écritures, synthèse et demande de pièces pour votre fiduciaire. Elles envoient :

• ●Vos chiffres : montants, TVA, dates.
• ●Votre plan comptable et vos catégories.
• ●Des libellés nettoyés, et le nom des fournisseurs qui sont des sociétés.
• ●Les lignes bancaires sans correspondance et les factures ouvertes qui pourraient leur correspondre.

Retirés avant l'envoi : IBAN, numéros AVS, e-mails, téléphones, numéros de carte. Les noms de personnes sont remplacés par un code.

Le Copilote

Le panneau latéral qui répond à vos questions sur les chiffres de votre entreprise, cite ses sources et prépare sur demande des brouillons de devis et de factures. Il ne lit que ce que vous avez le droit de voir dans To Bill, et ne peut rien envoyer, comptabiliser ni supprimer. Il envoie :

• ●Votre question et les derniers messages de la conversation.
• ●Ce qu'il lit pour vous répondre : références, montants, dates, statuts, comptes, libellés nettoyés. Jamais les coordonnées de vos clients.
• ●Pour un brouillon : le nom et la localité de votre entreprise et la description du travail.

Les noms des clients, fournisseurs, employés et collègues sont remplacés par un code ; IBAN, numéros AVS, e-mails et téléphones sont retirés. Vos conversations restent chez To Bill, visibles par vous seul, et sont supprimées après 180 jours sans nouvelle question.

Les aides qui lisent ce que vous leur confiez

Elles envoient ce contenu tel quel, avec tout ce qui y figure :

• ●Lecture d'un justificatif, déposé dans « À valider » ou joint à une dépense (web et application mobile) : la photo ou le PDF.
• ●Import de factures déjà émises : le PDF complet.
• ●Import de clients ou d'articles : les 5 premières lignes de votre fichier (pour les clients : noms, adresses, e-mails, téléphones).
• ●Adresse trop longue pour la QR-facture : l'adresse du client.
• ●Devis ou facture à partir d'une description, assistant de l'éditeur : votre texte, le nom de votre entreprise et celui du client.
• ●Modèle de mise en page : votre description du style.

Les salaires : seulement si vous l'autorisez

Un seul interrupteur, « IA pour les salaires » (Paramètres › IA, un administrateur), désactivé par défaut même quand l'IA est activée. Il couvre deux usages :

• ●Le Copilote lit les totaux de chaque paie (brut, net, montant versé, coût employeur, nombre d'employés), pour les personnes qui ont accès aux salaires. Jamais une fiche de salaire, un nom, l'impôt d'église, les absences, un numéro AVS ni un IBAN.
• ●Le brouillon d'un certificat de travail : la fonction, les tâches, vos appréciations et vos mots, les mois d'entrée et de sortie, le taux d'activité, le sexe de la personne et le motif de départ s'il doit figurer. Le nom est remplacé par un marqueur ; jamais le salaire ni le numéro AVS.

Tant que cet interrupteur est désactivé, rien de la paie n'est envoyé.

Ce qui n'est jamais envoyé

• ✕Les fiches et certificats de salaire, les numéros AVS, l'impôt à la source, l'impôt d'église et les absences, même si vous autorisez les salaires.
• ✕Les paiements de salaires de vos relevés bancaires et les écritures de salaires. Seuls des totaux, comme le solde du compte des salaires, peuvent partir.
• ✕Vos mots de passe.
• ✕Votre nom et votre e-mail de connexion.
• ✕Les fichiers de votre Drive.

Sauf ce qui est imprimé sur un fichier que vous envoyez vous-même : une fiche de salaire déposée comme justificatif serait lue comme tout justificatif.

Combien de temps c'est gardé

• Chez Anthropic : 30 jours au plus, puis suppression. Seule exception : un contenu que ses contrôles signalent comme un abus peut être gardé jusqu'à deux ans. Rien ne sert à entraîner ses modèles.
• Chez To Bill : le résultat (montants lus, propositions acceptées) est gardé avec vos autres données. Les conversations du Copilote ne sont visibles que par leur auteur et sont supprimées après 180 jours sans nouvelle question. Le journal des appels note la fonction et le coût, jamais le contenu. Chaque activation ou désactivation de l'IA est enregistrée : qui, quand, et la version de ces informations.

Comment couper l'IA

1. 1Connectez-vous à app.tobill.ch avec un compte administrateur.
2. 2Ouvrez Paramètres › IA.
3. 3Désactivez « IA activée » : plus rien n'est envoyé. Pour couper une seule aide, ouvrez « Réglages avancés ».
4. 4Pour que rien ne soit comptabilisé sans vous, coupez « Comptabiliser seul les justificatifs sûrs » sous « Pilote automatique ».

Une fois coupée, l'IA le reste jusqu'à ce qu'un administrateur la réactive. Sans IA, l'import de clients et d'articles et la lecture du code QR suisse continuent de fonctionner.

Pour aller plus loin

• Politique de confidentialité, section « Intelligence artificielle »
• Liste des sous-traitants