Relances et impayés

Être payé, sans courir après vos factures

To Bill envoie vos rappels de paiement au bon moment, calcule les intérêts moratoires et classe ce que vos clients vous doivent par retard. Vos clients retrouvent leurs factures dans leur portail, et une grosse facture se paie en plusieurs acomptes.

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Les impayés : ce que vos clients vous doivent, classé par retard, et la concordance avec la comptabilité

Rappels

Trois niveaux de rappel, envoyés pour vous

Rappel amical, rappel formel, mise en demeure : vous choisissez après combien de jours chacun part, et les frais des deux derniers. Quand les rappels sont activés, To Bill vérifie chaque matin les factures en retard et envoie le niveau suivant dès que son délai est atteint.

Le rappel amical n'a jamais de frais ; les frais suivants remplacent les précédents, ils ne s'additionnent pas.
Des intérêts moratoires de 5 % l'an par défaut, le taux légal (art. 104 CO), à ajouter aux rappels si vous le souhaitez.
Les petits écarts de paiement se soldent en un clic.

Les réglages des rappels : rappel amical, rappel formel et mise en demeure, avec leurs délais et leurs frais

Une facture en retard

Chaque facture, ses rappels et sa créance

La page d'une facture montre les rappels envoyés, le prochain et sa date, les notes de crédit et l'historique. La créance indique les intérêts moratoires qui courent, à voir et à réclamer.

Un rappel s'envoie aussi à la main, depuis la facture.
Une créance se passe en perte, reçoit un escompte ou des intérêts moratoires.

Une facture en retard : le rappel amical envoyé, le prochain rappel formel et les intérêts moratoires

Acomptes

Une facture payée en plusieurs acomptes

Pour une grosse facture, choisissez le paiement par acomptes : To Bill propose trois acomptes d'un tiers, à 30 jours d'intervalle, que vous adaptez. Chaque acompte a sa propre QR-facture et sa propre référence, à envoyer quand il devient exigible.

Une seule facture, avec son échéancier : pas de factures d'acompte séparées.
Il faut la QR-facture activée ; ni les devis ni les factures récurrentes n'ont d'acomptes.

Une facture payée par acomptes : trois acomptes, leur montant, leur échéance et celui déjà payé

Portail client

Un portail où vos clients retrouvent tout

Chaque client a son portail, sans mot de passe, avec le lien dans chaque e-mail : il y retrouve vos factures, vos devis et vos notes de crédit, télécharge les PDF, accepte ou refuse vos devis. Vous êtes prévenu quand il ouvre une facture.

Avec Stripe, il paie par carte ou TWINT, jusqu'à CHF 5'000 ; sinon, par virement avec la QR-facture.
Un devis expiré ne s'accepte plus en ligne : le portail invite votre client à vous contacter.

Le portail d'un client : ses factures avec leur statut, payée, en retard ou partiellement payée

Questions fréquentes

Relances et impayés en questions

Rappels, impayés, acomptes et portail, pas à pas, sur docs.tobill.ch.

La mascotte To Bill tient un réveil qui sonne et une enveloppe

Les rappels partent-ils tout seuls ?

Oui, si vous les activez : chaque matin, To Bill envoie le niveau suivant aux factures en retard ou partiellement payées, un niveau à la fois. Après la mise en demeure, il ne relance plus.

Où voir tout ce qu'on me doit ?

La page Impayés classe vos créances par retard (pas encore échu, 1 à 30 jours, 31 à 60, 61 à 90, plus de 90), à n'importe quelle date, et s'exporte en PDF ou en CSV. Elle fait partie de la comptabilité ; sans comptabilité, l'onglet « À encaisser » de la liste des factures donne déjà ce qui reste à payer.

Les frais de rappel sont-ils soumis à la TVA ?

Non : les frais de rappel et les intérêts moratoires n'ont pas de TVA. Ils ne sont dus que s'ils ont été convenus avec le client, par exemple dans vos conditions générales, ou comme dommage prouvé.

Mes clients doivent-ils créer un compte pour le portail ?

Non. Le portail s'ouvre sans mot de passe, par le lien de chaque e-mail, et votre client peut en changer la langue.

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