Rechnungsvorlage Schweiz herunterladen
Eine ausfüllbare Vorlage für Ihre Rechnung in der Schweiz, als Word- oder Excel-Datei. Sie enthält alle Angaben, die auf einer Schweizer Rechnung erwartet werden: vollständige Adressen von Rechnungssteller und Kunde, Datum, UID-Nummer, Beschreibung der Leistung und die MWST zum Normalsatz von 8.1 %. Herunterladen, ausfüllen, versenden.
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Beide Dateien haben denselben Aufbau: sechs Positionszeilen, einen Totalblock und am Seitenfuss eine Erinnerung an die Pflichtangaben. Wählen Sie Word, wenn Sie Ihre Rechnungen von Hand schreiben, und Excel, wenn die Tabelle die Positionen für Sie addieren soll.
Vorschau der Vorlage
So ist die heruntergeladene Datei aufgebaut, hier mit einem Beispiel ausgefüllt. Die grau hinterlegten Felder ergänzen Sie selbst.
Ihre Angaben
Atelier Rossier GmbH
Bahnhofstrasse 14
8001 Zürich
UID-Nummer: CHE-123.456.789
MWST-Nummer: CHE-123.456.789 MWST
RECHNUNG
Rechnungsnummer
2026-014
Kunde
Bäckerei Perret AG
Seefeldstrasse 3
8008 Zürich
- Datum
- 12.03.2026
- Fällig am
- 11.04.2026
- Referenz
- Projekt Website
| Bezeichnung | Menge | Einzelpreis | Total |
|---|---|---|---|
| Erstellung Website (5 Seiten) | 1 | 2'800.00 | 2'800.00 |
| Konzept-Workshops | 2 | 150.00 | 300.00 |
| Texterstellung | 5 | 100.00 | 500.00 |
| … | |||
- Total exkl. MWST
- 3'600.00
- MWST 8.1 %
- 291.60
- Total inkl. MWST (CHF)
- 3'891.60
Pflichtangaben in der Schweiz: Name und Adresse von Leistungserbringer und Kunde, Datum, UID-Nummer bei MWST-Pflicht, Beschreibung der Leistung, Betrag und angewandter MWST-Satz.
Pflichtangaben auf einer Schweizer Rechnung
Eine Rechnung, die als Buchungsbeleg dient — und die Ihrem Kunden den Vorsteuerabzug ermöglicht — muss bestimmte Angaben enthalten. Die Vorlage sieht alle davon vor, Sie füllen nur noch aus.
- Name und Adresse des Leistungserbringers
- Die Firma so, wie sie im Handelsregister eingetragen ist, mit vollständiger Postadresse. Eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ersetzt sie nicht.
- Name und Adresse des Kunden
- Der Empfänger der Leistung samt Adresse. Erst diese Angabe erlaubt es Ihrem Kunden, den Aufwand in seiner Buchhaltung zu verbuchen.
- Rechnungsdatum
- Das Ausstellungsdatum. Nennen Sie zusätzlich den Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung beziehungsweise der Leistung, wenn er vom Rechnungsdatum abweicht.
- UID-Nummer (CHE-…)
- Bei MWST-Pflicht Ihre Unternehmens-Identifikationsnummer mit dem Zusatz MWST, also in der Form CHE-123.456.789 MWST. Ohne MWST-Pflicht gehört sie nicht auf die Rechnung.
- Beschreibung der Leistung
- Art, Gegenstand und Umfang des Gelieferten oder Geleisteten. « Diverse Leistungen » genügt nicht: Die Zeile muss für einen Dritten nachvollziehbar sein.
- Betrag und MWST-Satz
- Der Betrag exklusive Steuer, der angewandte Satz und der entsprechende MWST-Betrag. 2026 gilt der Normalsatz von 8.1 %, der reduzierte Satz von 2.6 % und der Sondersatz für Beherbergung von 3.8 %.
- Rechnungsnummer und Zahlungsbedingungen
- Beides verlangt das Mehrwertsteuerrecht nicht, doch eine eindeutige Nummer und eine klare Zahlungsfrist ersparen Ihnen Mahnungen und Streitfälle.
Rechnung ohne MWST in der Schweiz
Solange Ihr Jahresumsatz unter 100 000 CHF bleibt, sind Sie grundsätzlich von der MWST befreit. Sie stellen dann eine Rechnung ohne MWST: Löschen Sie einfach die Zeile « MWST 8.1 % » aus der Vorlage und weisen Sie nur ein Total aus. Zwei Regeln sind wichtig: Führen Sie nie eine MWST-Nummer auf, die Sie nicht haben, und nennen Sie weder Satz noch Betrag der MWST — sonst schulden Sie den Betrag der Steuerverwaltung. Ein kurzer Hinweis wie « Nicht MWST-pflichtig » beugt Rückfragen Ihres Kunden vor.
Vorlage in 4 Schritten ausfüllen
Rechnen Sie mit rund zehn Minuten für die erste Rechnung und zwei bis drei Minuten für jede weitere, sobald Sie die Datei als Grundlage gespeichert haben.
- 1Kopfbereich ausfüllenTragen Sie im Block « Ihre Angaben » Firma, Adresse und — bei MWST-Pflicht — UID- und MWST-Nummer ein. Speichern Sie die Datei anschliessend unter einem allgemeinen Namen: Dieser Kopfbereich ändert sich nicht mehr.
- 2Kunde und Daten erfassenErfassen Sie die vollständige Kundenadresse, das Rechnungsdatum, das Fälligkeitsdatum und eine hilfreiche Referenz wie Bestellnummer oder Projektname. Vergeben Sie eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer.
- 3Leistungen auflistenEine Zeile pro Position: genaue Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Zeilentotal. Die Vorlage enthält sechs Zeilen; weitere fügen Sie durch Duplizieren einer bestehenden Zeile hinzu.
- 4Totale berechnen und als PDF exportierenÜbertragen Sie das Total exklusive MWST, rechnen Sie bei MWST-Pflicht 8.1 % hinzu und weisen Sie den Zahlbetrag aus. Speichern Sie die Rechnung vor dem Versand als PDF: Eine Word- oder Excel-Datei bleibt für den Empfänger veränderbar.
Warum auf die QR-Rechnung wechseln
Seit dem 1. Oktober 2022 akzeptieren Schweizer Banken die roten und orangen Einzahlungsscheine nicht mehr — bezahlt wird über die QR-Rechnung. Eine Word- oder Excel-Vorlage kann keinen Zahlungs-QR-Code erzeugen, das ist ihre grösste Einschränkung. Ohne QR-Code muss Ihr Kunde IBAN, Betrag und Referenz von Hand abtippen, was die Zahlungsfrist verlängert und Tippfehler begünstigt.
- Der QR-Code enthält IBAN, Betrag und Referenz: Ihr Kunde scannt und bestätigt, ohne etwas abzutippen.
- Nummerierung, Fälligkeiten und Mahnungen werden automatisch nachgeführt — ohne separate Kontrolltabelle.
- Jede Rechnung geht als sauberes PDF hinaus, archiviert und auffindbar, was die Übergabe an Ihr Treuhandbüro deutlich vereinfacht.
To Bill kostet 30 CHF pro Monat oder 300 CHF pro Jahr, alles unbegrenzt, mit 7 Tagen Gratistest.
FAQ
Ist die Rechnungsvorlage wirklich gratis?
Ja. Word- und Excel-Datei lassen sich direkt auf dieser Seite herunterladen — ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse und ohne Nutzungsbeschränkung. Sie dürfen die Vorlagen anpassen, Ihr Logo einsetzen und beliebig oft verwenden.
Kann ich die Vorlage ohne Microsoft Office öffnen?
Ja. Die .docx-Datei öffnet sich in LibreOffice Writer, Pages und Google Docs, die .xlsx-Datei in LibreOffice Calc, Numbers und Google Sheets. Die Formatierung kann leicht abweichen, der Aufbau bleibt identisch.
Welcher MWST-Satz gilt 2026 auf meiner Rechnung?
Der Normalsatz beträgt 8.1 %. Der reduzierte Satz von 2.6 % gilt unter anderem für Lebensmittel, Medikamente, Bücher und Zeitungen. Der Sondersatz von 3.8 % betrifft Beherbergungsleistungen. Ohne MWST-Pflicht stellen Sie überhaupt keine MWST in Rechnung.
Muss ich die UID-Nummer angeben, wenn ich nicht MWST-pflichtig bin?
Nein. Die UID-Nummer mit dem Zusatz MWST wird nur von steuerpflichtigen Unternehmen verlangt. Sind Sie es nicht, lassen Sie die Zeile leer oder löschen sie — und weisen Sie nirgends einen MWST-Betrag aus.
Reicht eine Word-Rechnung, um in der Schweiz bezahlt zu werden?
Sie ist rechtlich gültig, zwingt Ihren Kunden aber dazu, Ihre Bankverbindung selbst zu erfassen. Für die Zahlung per Scan braucht es eine QR-Rechnung, die weder Word noch Excel erzeugen kann. Deshalb wechseln die meisten Selbstständigen auf ein Online-Tool, sobald sie mehr als ein paar Rechnungen pro Monat schreiben.